Die Benutzeroberfläche

Nach der erfolgten Anmeldung in Ihrem docuvita-System landen Sie direkt im Hauptmenü von docuvita. Zur besseren Übersicht wurden einzelne Bereiche farbig markiert, die wir uns in den nachfolgenden Kapiteln nun näher ansehen wollen.

docuvita Benutzeroberflaeche

Es werden nun in den nächsten Kapiteln die wichtigsten Merkmale und Funktionen der Benutzeroberfläche erläutert, für eine detaillierte Erläuterung aller Funktionen sei an dieser Stelle auf das Anwenderhandbuch verwiesen.

Die Titelleiste

docuvita Titelleiste

Die Titelleiste des docuvita-Clients (oranger Bereich in der Abbildung docuvita Benutzeroberfläche) beinhaltet die Reiter für die Ribbons Start, Objekt, Administration und Import. Die beiden letztgenannten sind nur sichtbar, wenn der Nutzer die entsprechenden Berechtigungen hat. Weiterhin finden wir dort einige Funktionen und Informationen, die im Folgenden näher erläutert werden.

Schaltfläche Beschreibung
Titelleiste Administrator Zeigt den Namen des aktuell angemeldeten Benutzers an.
Titelleiste Systemadministrator Zeigt den Namen der primären Benutzergruppe an, also der Gruppe, in der der Benutzer angelegt wurde.
Titelleiste Passwort Ändern Über das Schlüsselsymbol kann das Passwort geändert werden.
Achtung: Das funktioniert nur, wenn das docuvita-Benutzerkonto nicht mit dem Windows-Konto verknüpft ist (SSO).
Titelleiste Logout Hierüber kann der Benutzer abgemeldet werden; anschließend wird die Anmeldemaske angezeigt.

Die Ribbons

Ribbon “Start”

Die Reiter der verschiedenen Ribbons (Start, Objekt, Administration und Import) haben wir schon im vorherigen Kapitel kennengelernt. Je nachdem, welches Ribbon ausgewählt wurde, öffnet sich in der Leiste unterhalb der Titelleiste ein anderes Kontextmenü (grüner Bereich in der Abbildung docuvita Benutzeroberfläche).

Ribbon Start

In der vorliegenden Abbildung sehen wir das Kontextmenü von Start. Dieses beinhaltet folgende, für uns wichtige Funktionen.

Schaltfläche Beschreibung
Neues Objekt erstellen Mit Klick auf Neu kann ein neues Dokument oder ein neuer Ordner im aktuell ausgewählten Ordner angelegt werden. Wie das genau funktioniert, schauen wir uns im Kapitel Die ersten Dokumente importieren noch genauer an. Neu ist nur aktiv, wenn der Fokus auf einem Ordner steht.
Exportieren Mit Klick auf Exportieren können Dokumente und Ordner aus docuvita exportiert werden (s. Kapitel Dokumente und Ordner exportieren.
Aktualisieren Mit Klick auf Aktualisieren wird der docuvita-Client vollständig neu geladen. Wir gelangen nach Aktualisieren immer auf die Startseite des docuvita-Clients, egal welches Menü / welcher Ordner zuvor ausgewählt wurde. Auch nicht gespeicherte Suchen oder gerade bearbeitete Aufgaben werden beim Aktualisieren automatisch geschlossen / verworfen.
Suchen (Arbeitsmappe) Falls in unserem System Arbeitsmappen konfiguriert sind, können wir über diese Felder nach Akten suchen und diese sowohl ein- und auch aushängen. Wie Arbeitsmappen funktionieren, schauen wir uns noch genau im Kapitel Die Arbeitsmappe an.
Einfache Suche Nach dem eingegebenen Suchbegriff wird mit der Volltextsuche gesucht. Die Suche kann durch Setzen des Hakens nur in „Name des aktuell ausgwählten Ordners“ auf den im Baum markierten Ordner eingeschränkt werden.
Gespeicherte Suche Mit Klick auf den Pfeil können wir uns die gespeicherten Suchen auflisten lassen und anschließend ausführen (näheres s. Kapitel Gespeicherte Suchen).
Erweiterte Suche Die Funktionsweise der Erweiterten Suche sehen wir uns noch im Kapitel Die erweiterte Suche genauer an.
Ansicht Mit Klick auf den Button Ansicht können wir verschiedene Einstellungen zur Änderung der Darstellung unseres docuvita-Clients machen.
Klassisch: Die Standardeinstellung – die Listenansicht (roter Bereich in der Abbildung docuvita Benutzeroberfläche) wird oberhalb den Objektdetails (gelber Bereich in der Abbildung docuvita Benutzeroberfläche) angezeigt.
Drei Spalten: Die Objektdetails (gelber Bereich in der Abbildung docuvita Benutzeroberfläche) werden rechts neben der Listenansicht (roter Bereich in der Abbildung docuvita Benutzeroberfläche) angezeigt. Diese Ansicht ist die empfohlene Einstellung.
Menüwechsel: Falls ein Dokument in der Listenansicht ausgewählt wird, wechselt die Ansicht automatisch in das Ribbon Objekt (s. Kapitel Das Ribbon „Objekt“). Bei einem Ordner wird automatisch zum Start-Ribbon gewechselt.
AutoVorschau: Es wird automatisch die Vorschau eines Dokuments im Bereich Objektdetails geöffnet, sofern das Dateiformat in der Vorschau unterstützt wird. Die unterstützten Dateiformate unterscheiden sich zwischen dem docuvita.WinClient (lokal installierter Client) und dem docuvita.WebClient (im Web erreichbarer Client).

Ribbon “Objekt”

Ribbon Objekt

Der Objekt-Ribbon ist in zwei Gruppen unterteilt – Dokument und Objekt. Die Dokument-Gruppe ist nur aktiv, wenn in der Listenansicht ein Dokument ausgewählt wurde.

Schaltfläche Beschreibung
Herunterladen Damit können wir eine Kopie des ausgewählten Dokuments herunterladen. Um Ordner (inkl. deren Inhalt) herunterzuladen, können wir auf die Funktion Exportieren zurückgreifen (Objekte exportieren). Das heruntergeladene Dokument wird vom docuvita.WebClient automatisch im Download-Ordner des PCs gespeichert.
Neue Version Dadurch wird das Fenster Neue Version anlegen geöffnet. Dies werden wir uns im Detail noch im Kapitel Dokumentversion erstellen anschauen.
Erweiterte Suche Durch Auschecken wird ein Dokument für die Offline-Bearbeitung heruntergeladen und die Bearbeitung für andere Benutzer im System gesperrt. Man kann sich das Dokument aber trotzdem noch ansehen. (Details s. Kapitel Auschecken und dann „offline“ bearbeiten)
Einchecken Ist man mit der Bearbeitung des Dokuments fertig, können wir eine neue Version des Dokuments über Einchecken wieder hochladen. Gleichzeitig wird das Dokument online wieder entsperrt und kann nun von anderen Benutzern wieder bearbeitet werden. Die alte Version des Dokuments wird in jedem Fall beibehalten. (Details s. Kapitel Auschecken und dann „offline“ bearbeiten)
Entsperren Damit können wir ein vorher von uns gesperrtes Dokument wieder entsperren und somit wieder für andere Benutzer zur Bearbeitung freigeben. Hier müssen wir keine neue Version hochladen wie bei Einchecken.

Die Objekt-Gruppe ist immer aktiv, unabhängig davon ob ein Dokument oder ein Ordner in der Listenansicht ausgewählt wurde.

Schaltfläche Beschreibung
Workflow starten Damit werden die für den ausgewählten Objekttyp zur Verfügung stehenden Workflows angeboten. Mit einem Klick auf den gewünschten Workflow können wir diesen starten. Wenn für unser ausgewähltes Objekt (ein Dokument oder ein Ordner) kein Workflow verfügbar ist oder wir keine Berechtigung zum Workflow-Start haben, dann ist das Feld ausgegraut.
Typ ändern Damit können wir den Typ eines Objekts ändern, sofern es verschiedene Objekttypen gibt und wir die entsprechenden Berechtigungen haben.
Verknüpfungen Damit können wir Verknüpfungen eines Dokuments anzeigen lassen und einzelne Verknüpfungen bei Bedarf auch wieder entfernen. Anlegen lassen sich Verknüpfungen per Drag&Drop, also einfach das zu verknüpfende Objekt auf ein anderes ziehen. Verknüpfungen sind in der Listenansicht mit einem besonderen Icon gekennzeichnet.
Favoriten Damit können wir Objekte unseren Favoriten hinzufügen und auch wieder entfernen. Unsere Favoriten haben einen eigenen Reiter in der Baumansicht von docuvita.
Löschen setzen Mit diesen beiden Optionen können wir ein Dokument mit einer Löschmarkierung versehen und diese bei Bedarf auch wieder entfernen. Wie Löschmarkierungen im Detail funktionieren, werden wir uns noch im Kapitel Objekte löschen anschauen.
Dokument teilen Damit können wir einzelne Dokument für externe Personen freigeben. Im Gegensatz zur Option Exportieren generieren wir hiermit einen Link, über den externe Benutzer das Dokument direkt aus docuvita herunterladen können. Die Zugriffe der externer Nutzer können hierbei ebenfalls protokolliert werden. Näheres dazu im Kapitel Objekte freigeben.

Die Baumansicht

Der blau markierte Bereich in der Abbildung docuvita Benutzeroberfläche ist die Baumansicht von docuvita. Hier finden wir die Ablagestruktur unserer Dokumente. Mit Hilfe der (+) und (-) – Zeichen können wir uns durch die Ordnerhierarchie klicken.

Über die Karteireiter im Kopf der Baumansicht können wir zwischen Navigation, Suchfunktionen und Workflows / Aufgaben wechseln.

Leiste “Navigation”

Unterhalb der Leiste Navigation finden wir die komplette Ordnerstruktur unseres docuvita-Systems. Natürlich werden nur solche Ordner angezeigt, für die wir zumindest Leseberechtigungen haben.

Leiste Navigation

Falls in unserem System Arbeitsmappen konfiguriert sind, finden wir die eingehängten Akten dann an dieser Stelle. Was Akten sind, wie man damit arbeitet und was eingehängt bedeutet, schauen wir uns noch im Kapitel Die Arbeitsmappe genauer an.

Falls wir bestimmte Dokumente oder Ordner in docuvita als Favoriten markiert haben, finden wir eine übersichtliche Auflistung dieser ebenfalls an dieser Stelle.

Leiste “Suche”

In der Leiste Suche finden wir die verschiedenen Suchfunktionen, die uns docuvita zur Verfügung stellt. Beispiele, wie wir diese verschiedenen Suchen nutzen können, werden wir uns im Detail noch im Kapitel Objekte suchen ansehen.

Leiste Suche

Leiste “Workflow / Aufgaben”

Über das Symbol am rechten Rand der Navigationsleiste erreichen wir unsere offenen Aufgaben (Wiedervorlagen und Workflowaufgaben).

Leiste Workflow / Aufgaben

Die Listenansicht

In der Listenansicht (roter Bereich in Abbildung docuvita Benutzeroberfläche) finden wir sämtliche Objekte, die sich innerhalb des Ordners befinden, den wir in der Baumansicht ausgewählt haben. Wir können hier genauso navigieren wie wir es bspw. vom Datei-Explorer in Windows gewohnt sind.
Wir sehen, dass uns in der Listenansicht bereits einige Informationen zu den jeweiligen Objekten wie bspw. Name, Beschreibung, eine eindeutige ID und zeitliche Informationen zur Erstellung und zur letzten Bearbeitung angezeigt werden.
Wenn wir produktiv mit docuvita arbeiten, werden wir sehen, dass in der Listenansicht die einzelnen Elemente mit unterschiedlichen Farben hinterlegt und mit verschiedenen Icons gekennzeichnet sind. Diese Farben (und dazugehörige Icons) stehen für die verschiedenen Stati, die ein Objekt annehmen kann.
Wir unterscheiden zwischen vier verschiedenen Objektstati:

Objektstatus Beschreibung
Dokument gesperrt Das Dokument ist von einem Benutzer zur Bearbeitung ausgecheckt und somit für die weitere Bearbeitung gesperrt. Details dazu werden wir uns noch im Kapitel Dokumentversion erstellen genauer ansehen.
Löschmarkierung Das Dokument ist mit einer Löschmarkierung versehen, wurde aber noch nicht gelöscht. Wie Löschmarkierungen funktionieren, werden wir noch im Kapitel Objekte löschen kennenlernen.
Ausgewähltes Dokument Das Objekt ist aktuell ausgewählt. Die Objektdetails (s. Kapitel Die Objektdetails) beziehen sich immer auf das aktuell ausgewählte Objekt.
Version freigegeben Version freigegeben. Diese Einstellungen kann aktuell nur über spezielle Workflows gesetzt werden.

Neben den Farben und den dazugehörigen Icons gibt es noch ein paar weitere Icons an unseren Objekten, die wir uns noch im Folgenden näher anschauen wollen.
Die Icons der Objekte finden wir ganz links neben der visuellen Darstellung des Dateiformats.

Icons an Objekten

Icon Beschreibung
Verknüpfung Der Eintrag in der Liste ist eine Verknüpfung. Das Original befindet sich an einem anderen Ort.
Notizen Zu diesem Objekt sind Notizen vorhanden. Den Inhalt der Notizen finden wir in den Objektdetails (s. Kapitel Notizen zu Objekten erstellen)
Workflowaufgaben Es gibt aktive Workflowaufgaben zu diesem Objekt.

Einzeilige Ansicht - obere Symbolleiste

Um auch bei vielen Dokumenten noch den Überblick zu wahren, können wir die standardmäßig eingestellte, dreispaltige Listenansicht von Objekten auch in eine einzeilige Ansicht ändern.
Dazu klicken wir in die obere Symbolleiste unserer Listenansicht und wählen die Option Einzeilig aus.

Einzeilige Listenansicht

Sortierung - untere Symbolleiste

Eine nützliche Funktion, besonders wenn wir mit vielen Dokumenten arbeiten, ist die Sortierfunktion. Diese erreichen wir über die Symbolleiste, die unterhalb von unserer Listenansicht zu finden ist.

Listenansicht - untere Symbolleiste

Mit einem Linksklick auf das Wort Sortierung können wir die Eigenschaften sehen, nach denen wir sortieren können.
Mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Eigenschaft können wir diese in die Sortierung mit aufnehmen. Es lassen sich auch mehrere Eigenschaften per Rechtsklick für eine mehrstufige Sortierung auswählen.
Sobald wir alle Eigenschaften ausgewählt haben, können wir noch die Priorität der Eigenschaften in der Sortierung per Drag&Drop festlegen. Die Priorität der Parameter ist ganz links am höchsten und nimmt dann ab, je weiter man nach rechts kommt.

Listenansicht - Sortierungsfunktionen

Mit einem Klick auf die Sucheigenschaft wird die Sortierung invertiert – d.h. wurde vorher nach dem Alphabet aufsteigend sortiert, wird nun nach dem Alphabet absteigend sortiert.

Die Objektdetails

In den Objektdetails (gelber Bereich in der Abbildung docuvita Benutzeroberfläche) finden wir alle Informationen zu einem in der Listenansicht ausgewählten Objekt vor. Die Objektdetails sind auf sechs Karteireiter aufgeteilt:

Karteireiter Objektdetails

  • Vorschau: In der Vorschau finden wir, wie der Name schon vermuten lässt, die Vorschau eines Dokuments in docuvita, sofern das Dateiformat in der Vorschau unterstützt wird.
  • Eigenschaften: Der Karteireiter Eigenschaften ist auf zwei Spalten aufgeteilt – Eigenschaftsfelder (Metadaten) und Übersicht der Zugriffsberechtigungen, die der aktuelle Benutzer auf das ausgewählte Objekt hat. Wie man die Eigenschaftsfelder bearbeitet, schauen wir uns noch Kapitel Eigenschaften an Objekten bearbeiten genauer an.
  • Notizen: Zu jedem Objekt in docuvita können Notizen angelegt werden. Die Buttons zum Anlegen, Ändern und Löschen der Notiz sollten alle relativ selbsterklärend sein. Es lohnt sich aber die folgenden zwei Schaltflächen noch anzuschauen:
Schaltfläche Beschreibung
Notizen sperren Die Notiz wird gesperrt und kann nur vom Ersteller geändert werden. Die Notiz ist aber weiterhin für alle zugriffsberechtigten Nutzer sichtbar.
Notizen verstecken Die Notiz wird versteckt und kann nur vom Ersteller angesehen werden.
  • Versionen: Jedes Mal, wenn der Inhalt eines Dokuments geändert und gespeichert wird, legt docuvita automatisch eine neue Dokumentversion an. Über den Karteireiter Versionen können wir jederzeit auf die älteren Versionen des Dokuments zugreifen. Auch hier sollten die meisten Schaltflächen wieder relativ intuitiv sein, wir werden wieder zwei herauspicken und uns diese näher ansehen.
Schaltfläche Beschreibung
Vorschau herunterladen Sofern eine Vorschau eines Dokuments vorhanden ist, dann wird diese heruntergeladen. Eine Vorschau ist üblicherweise eine volltextdurchsuchbare pdf-Datei (auch wenn das Original bspw. eine docx-Datei war).
Original herunterladen Damit können wir das Originaldokument herunterladen, also bspw. eine docx-Datei.
  • Verlauf: Hierin wird von docuvita jede Änderung am Objekt dokumentiert. Beispielsweise können wir hier sehen, wann und von wem ein Objekt bearbeitet wurde und was die Änderung war. Die Tabelle hat eine reine Anzeigefunktion. Wenn die Option Nur Änderungen anzeigen aktiviert ist, dann werden alle Einträge ausgeblendet, bei denen ein Nutzer das Objekt oder dessen Eigenschaften nur angeschaut hat.
  • Workflow: Der Karteireiter Workflow dient dazu, den Status von Workflows des ausgewählten Objekts anzusehen.