Objekte suchen

Wir haben bereits im Beispiel mit unseren Arbeitsmappen die einfachste Möglichkeit kennengelernt, ein Dokument (bzw. in dem Fall war es eine Akte) zu finden – die einfache Suche Akten suchen und einhängen.

Die einfache Suche

Mit der einfachen Suche können wir einerseits nach den Werten in den Eigenschaftsfeldern (bspw. ID, Name, Beschreibung etc.) aller Objekte suchen. Bei Dokumenten wird neben den Eigenschaftsfeldern zusätzlich der Text des Dokumentes durchsucht (Volltextsuche). Der Text von Notizen wird bei einer Suche ignoriert. Bei der Suche ohne den * - Operator wird stets nur nach den Wortanfängen gesucht.

Übersicht Suchfunktionen

Wir wollen im ersten Schritt nach dem Dokument Krankheitstage.pdf suchen, das schon in der Vorbereitung in der Personalakte von Herrn Mustermann hinterlegt worden ist.

Wir geben also in das Feld für die einfache Suche als erstes den Suchbegriff „Krankheit“ ein. Jetzt werden alle Ordner und Dokumente, auf denen wir Zugriffsrechte haben und die das Wort Krankheit in den Eigenschaften oder im Volltext (im Fall von Dokumenten) aufweisen, gefunden. Wichtig dabei zu erwähnen ist, dass nur nach Wortanfängen gesucht wird.

Einfache Suche

Groß- und Kleinschreibung spielt hier keine Rolle.
Wir haben mit Setzen des Hakens im Suchfeld der einfachen Suche zudem noch die Möglichkeit die Suche nur auf den Ordner einzuschränken, der in der linken Baumstruktur ausgewählt worden ist. In diesem Fall ist das die Allgemeine Ablage.
Wir haben darüber hinaus die Möglichkeit in der einfachen Suche sogenannte logische Operatoren anzuwenden. Damit können wir unsere Suchanfrage noch genauer spezifizieren. Eine Übersicht über die möglichen Operatoren ist in nachfolgender Tabelle zu sehen.

AND Test AND Muster liefert alle Dokumente und Ordner, die beide Suchbegriffe enthalten.
+ Test +Muster liefert alle Dokumente und Ordner, die beide Suchbegriffe enthalten – funktioniert also genauso wie der AND-Operator.
OR Test OR Muster liefert alle Dokumente und Ordner, die mindestens einen der beiden Suchbegriffe enthalten.
NOT Test NOT Muster liefert alle Dokumente und Ordner, die das Wort Test enthalten aber nicht das Wort Muster.
- Test -Muster liefert alle Dokumente und Ordner, die das Wort Test enthalten aber nicht das Wort Muster – funktioniert also genauso wie der NOT-Operator.
* “Must*” oder “*uster” liefert alle Dokumente, die den gesuchten Wortteil enthalten. Dies kann abhängig von der Anzahl der Dokumente sehr lange dauern. Hierbei wird nicht nur nach Wortanfängen gesucht, sondern auch nach Wortbestandteilen.

Falls zwischen zwei Suchbegriffen kein Operator steht, wird im Hintergrund zur Suche automatisch der AND-Operator verwendet.

Die Eigenschaftensuche

Neben der einfachen Suche gibt es in docuvita die Möglichkeit die Eigenschaftsfelder eines Objekts nach bestimmten Suchbegriffen zu durchsuchen.
Die Eigenschaftensuche ist über den Karteireiter in der Baumansicht bei Klick auf die Lupe zu finden.

Baumansicht - Leiste 'Suche'

Wir müssen in der Eigenschaftensuche im Dropdown-Menü als erstes den Objekttyp auswählen, nach dem wir suchen wollen, da die Eigenschaftsfelder natürlich von Objekttyp zu Objekttyp variieren.
Nun können wir in mind. einem wahlweise aber auch mehreren Eigenschaftsfeldern nach Begriffen suchen. Falls wir in mehrere Felder einen Suchbegriff eingeben, so ist das als logisches AND zu verstehen, d.h. es müssen alle Suchbegriffe in den Eigenschaften des gesuchten Objektes auftauchen.

Eigenschaftensuche

Ergebnis Eigenschaftensuche

In unserem Beispiel wurde im Objekttyp Kundenbeleg nach allen Dokumenten gesucht, die in Ihrer Beschreibung das Wort Rechnung beinhalten.
Um die bereits oben genannten logischen Operatoren auch in der Eigenschaftensuche anwenden zu können, gibt es mit der Erweiterten Suche eine Erweiterung der Eigenschaftensuche (wie der Name schon vermuten lässt).

Die erweiterte Suche

Die Erweiterte Suche ist ebenfalls, wie die anderen beiden Suchverfahren, über den bereits bekannten Karteireiter oberhalb der Baumansicht zu finden.
Wie bei der Eigenschaftensuche muss zuerst ein Objekttyp ausgewählt werden, nach dem gesucht werden soll.

Erweiterte Suche

Mit der vorliegenden Suchanfrage wird nach allen Kundenbelegen gesucht, deren Beschreibung „Rechnung“ lautet und für die keine Löschmarkierung (s. Kapitel Objekte löschen) gesetzt ist. Das „<>“ – Symbol steht für ungleich, alle anderen Vergleichsoperatoren in der Liste sollten selbsterklärend sein. Bei dem Eigenschaftsfeld „Löschmarkierung“ gibt es nur die Werte „Löschmarkierung gesetzt“ (=1) oder „keine Löschmarkierung gesetzt“ (=0).
Mit einem Klick auf den Mülleimer wird die entsprechende Suchbedingung gelöscht; mit Klick auf AND oder OR neben dem Objekttyp (oben links) kann eine neue Suchbedingung hinzugefügt werden.
Falls die vorliegende Suche öfters benötigt wird, bspw. für monatliche Statistiken etc., so kann eine einmal durchgeführte Suche ganz einfach zur Wiederverwendung gespeichert werden.

Suche speichern

Bleiben wir bei dem Beispiel der Rechnungen, nach denen wir in der erweiterten Suche gesucht haben. Mit einem Klick auf die Option Speichern links unten, können wir die vorliegende Suchanfrage für die Wiederverwendung sichern.
Dann können wir auswählen, ob wir eine bereits gespeicherte Suche überschreiben bzw. aktualisieren möchten oder ob wir eine neue Suche anlegen. Wir wollen eine neue Suche anlegen und geben dieser einen sprechenden Namen. Anschließend haben wir die Möglichkeit die Suche unterschiedlichen Benutzergruppen oder sogar einzelnen Personen zuzuweisen. Für welche Benutzergruppen bzw. Personen man Suchen anlegen kann, hängt von den persönlichen Berechtigungen im System ab.

Suche speichern

Nachdem wir alle Eingaben getätigt und die Suche gespeichert haben, können wir unsere gespeicherte Suche entweder über das Menü Suche im Karteireiter oberhalb der Baumansicht oder im Ribbon Start wiederfinden und ausführen.

Übersicht gespeicherte Suchen

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