Objekte bearbeiten

In docuvita können sowohl den Inhalt von Objekten (bspw. Dokumenten) als auch deren Eigenschaften (Metadaten) bearbeiten.

Eigenschaften an Objekten bearbeiten

Nehmen wir unsere Rechnung, die wir im Kapitel Eine neue Akte erstellen für unseren Kunden Gartengestaltung Fridolin GmbH angelegt haben.

Objekteigenschaften

Wie wir sehen, ist aktuell nichts im Reiter Belegdaten in der rechten Spalte eingetragen. Die notwendigen Infos können wir direkt in diesen Feldern ergänzen. Nachdem wir das getan haben, möchten wir die Beschreibung noch etwas genauer spezifizieren, indem wir den Text für AB 567 ergänzen. Die ausgegrauten Felder enthalten Daten, die wir aktuell nicht bearbeiten können. Mit einem Klick auf Speichern (alternativ auch: Strg + S) oben links sichern wir unsere Eingaben.

Objekteigenschaften bearbeiten

Notizen zu Objekten erstellen

Für zusätzliche Freitextbemerkungen, die unabhängig von den Eigenschaftsfeldern sind, gibt es in docuvita noch die Möglichkeit zu jedem Objekt Notizen zu erstellen.
Der Reiter Notizen ist im Fenster Objektdetails zu finden:

Reiter Notizen

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Neue Notiz klappt ein Fenster aus, in dem wir unsere Notiz eintragen können. Zudem stehen uns noch diverse Bearbeitungsoptionen zur Verfügung, wie wir sie bspw. aus einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word kennen.

Nachdem wir unsere Notiz eingegeben haben, speichern wir diese mit einem Klick auf den Haken.

Eine Notiz erstellen

Weitere Notizen lassen sich ganz einfach mit einem Klick auf Neue Notiz hinzufügen.

Neue Dokumentversion erstellen

Der Inhalt eines Dokuments kann in docuvita nicht direkt geändert werden. Sollte es notwendig sein, den Inhalt zu ändern, so ist dies nur über Erstellen einer neuen Version möglich. Dadurch wird die Revisionssicherheit sichergestellt. Die alte Version wird als solche gekennzeichnet und beibehalten. Sie kann über den Karteireiter Versionen in den Objektdetails eingesehen werden.

Damit ein Dokument bearbeitet werden kann, muss es zuerst ausgecheckt werden. Ausgecheckte Dokumente können parallel nicht von anderen Benutzern bearbeitet werden.

Auschecken und dann “offline” bearbeiten

Diese Vorgehensweise eignet sich dafür ein Dokument auszuchecken und somit für andere Benutzer als in Arbeit zu markieren. Die eigentliche Bearbeitung muss nicht umgehend geschehen, sondern kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Wir wählen wieder die Rechnung unseres bereits bekannten Gartengestalters aus:

Auschecken eines Dokuemnts

Wir haben nun zwei Möglichkeiten die Rechnung für die Offline-Bearbeitung auszuchecken. Wir können entweder über die Ribbon-Leiste Objekte im Bereich Dokument den Button Auschecken auswählen oder wir hovern über das Vorschausymbol (hier: das Euro-Zeichen mit dem Word-Logo), woraufhin ein Kontextmenü erscheint.

Nachdem die Änderungen am Dokument vorgenommen wurden, kann entweder über Rechtsklick und die Option Einchecken direkt an der alten Version des Dokuments oder über das Ribbon Objekt der Button Einchecken ausgewählt werden. Alternativ kann die neue Version auch einfach per Drag&Drop auf die alte Version in docuvita gezogen werden.

Neue Version einchecken

Nachdem das bearbeitete Dokument in der Liste ausgewählt und ggfs. ein optionaler Kommentar an die neue Version angefügt wurde, kann über Speichern die neue Version hochgeladen und das gesperrte Dokument in docuvita wieder freigegeben werden.

Nach dem Speichervorgang sieht man, dass das Dokument in docuvita wieder eingecheckt wurde (gelbe Hintergrundfarbe ist verschwunden) und dass im Reiter Versionen in der rechten Spalte nun neben der ursprünglichen Version eine weitere hinzugefügt wurde.

Übersicht der Versionen eines Dokuments

Objekte löschen

Aus Gründen der Revisionssicherheit können Objekte in docuvita nicht sofort gelöscht werden. Stattdessen werden die Objekte in docuvita zum Löschen markiert und beim nächsten sogenannten Löschlauf von einem mit entsprechenden Berechtigungen ausgestatten Administrator gelöscht.

Wenn wir bspw. die ursprüngliche Version unserer eben aktualisierten Rechnung nicht mehr aufbewahren müssten, dann können wir bei dieser eine Löschmarkierung setzen. Um eine Löschmarkierung setzen zu können, benötigen wir spezielle Rechte. Falls wir diese nicht haben, so ist es auch nicht möglich ein Objekt zum Löschen zu markieren.

Löschen setzen

Wir wählen die zu löschende Version aus und klicken auf den Button Löschen setzen.

Zum Löschen markiertes Dokument

Die Rechnung wurde in den Löschlauf-Liste mit aufgenommen und wird beim nächsten Löschvorgang von einem Administrator zusammen mit allen anderen zur Löschung freigegebenen Dokumenten endgültig gelöscht. Sollte der Löschgrund in der Zwischenzeit doch wieder entfallen, so können wir mithilfe der Schaltfläche Löschen entfernen die Löschmarkierung wieder entfernen.

Wenn wir bspw. ein Dokument mit all seinen Versionen löschen wollen, so können wir die Option Löschen setzen mit Rechtsklick in der Listenansicht auf dem Objekt auswählen. Anschließend müssen wir zwingend einen Löschgrund angeben. Sobald dies geschehen ist, bestätigen wir mit Ok und das Objekt ist zur Löschung freigegeben.