Objekte exportieren / freigeben

Über docuvita können wir entweder einzelne Dokumente oder auch ganze Ordnerstrukturen exportieren. Diese Funktion ist bspw. hilfreich, wenn wir Rechnungen für einen kompletten Monat an unseren Steuerberater weiterleiten möchten. Zudem können wir auch Objekte direkt über docuvita freigeben ohne die Dokumente vorher herunterladen zu müssen.

Objekte exportieren

Nehmen wir bspw. den Ordner, den wir im Kapitel Stapelimport in docuvita erfolgreich hochgeladen haben. Wir wählen diesen also in der Listenansicht aus und drücken auf die Schaltfläche Exportieren, die wir im Ribbon Start in der Gruppe Dateien finden.

Schaltfläche 'Exportieren' im Ribbon 'Start'

Nach Klick auf den Exportieren Button öffnet sich ein neues Fenster, in dem wir diverse Einstellungen bzgl. der Art und Weise des Exports machen können.

Fenster 'Exportieren'

Feld Beschreibung
Nur Eigenschaften exportieren, keine Dokumente Damit werden nur die Eigenschaften der Objekte exportiert, die wir in den Objektdetails der jeweiligen Elemente finden können.
Vorschaudokumente exportieren, falls verfügbar Wenn möglich wird das Vorschaudokument (bspw. ein volltextdurchsuchbares pdf) statt dem nicht volltextdurchsuchbaren Originaldokument exportiert. Wenn kein Vorschaudokument zur Verfügung steht, wird das Originaldokument exportiert.
Bereich „Eigenschaften“ Hier kann man das Format auswählen, in welchem die Eigenschaften der zu exportierenden Objekte ausgegeben werden sollen.

Die restlichen Optionen sollten relativ selbsterklärend sein. Mit einem Klick auf Exportieren landen die Dateien wieder im Standard – Downloadverzeichnis unseres Browsers.

Objekte freigeben

Sofern nur einzelne Dokumente aus docuvita an externe Personen weitergeleitet werden sollen, empfiehlt es sich dies über die Freigabe zu steuern.

Spezielle Nutzerberechtigungen nötig

Um Dokumente aus docuvita für externe Personen zugänglich zu machen, benötigen wir die Berechtigung Dokument teilen auf dem entsprechenden Objekttyp. Falls Sie diese Berechtigung nicht haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Über die Freigabe können wir einzelne Dokumente an externe Personen freigeben. Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf das freizugebende Dokument in docuvita und wählen Dokument teilen aus.

Fenster 'Exportieren'

Anschließend öffnet sich das folgende Fenster:

Fenster 'Exportieren'

Hier haben wir die folgenden Einstellmöglichkeiten:

Feld Beschreibung
Name Dieses Feld wird automatisch mit dem hinterlegten Dokumentnamen befüllt.
Beschreibung Hier haben wir die Möglichkeit noch zusätzlich eine Beschreibung anzubringen.
Typ Öffentlicher Download oder Privater Download*:
Öffentlicher Download: Falls wir das Dokument über einen Link abrufbar (öffentlich) zur Verfügung stellen wollen, entfallen alle nachfolgenden Einstellmöglichkeiten. Nach dem Klick auf Teilen öffnet sich ein Fenster, aus dem wir den Link kopieren können, über den unser Dokument nun abrufbar ist. Alle Personen, die diesen Link haben, können das Dokument auch abrufen. Es sind keine zusätzlichen Berechtigungen nötig.
Privater Download: Mithilfe dieser Option wird das Dokument nur denjenigen Personen zur Verfügung gestellt, deren Name bei Empfänger in selbigem Fenster hinterlegt wird. Diese Personen bekommen dann eine E-Mail mit dem Link zum Download des Dokuments zugesandt und können sich mithilfe Ihres Nutzerkontos in docuvita anmelden und die Datei herunterladen.
Anzahl Downloads Diese Option ist nur für ‘Private Downloads’ verfügbar.
Ermöglicht die Beschränkung der Downloadanzahl.
Gültig bis Diese Option ist nur für ‘Private Downloads’ verfügbar.
Damit kann das Dokument mit einem Ablaufdatum versehen werden. Nach Ablauf dieses Datums ist kein Zugriff mehr auf das Dokument nötig.
Betreff Diese Option ist nur für ‘Private Downloads’ verfügbar. Betreff der E-Mail, die an den Nutzer versendet wird
Nachricht Diese Option ist nur für ‘Private Downloads’ verfügbar. In der Nachricht muss auf jeden Fall der Link zum Dokument enthalten sein. Diesen können wir mit dem Platzhalter ##link## angeben.
Empfänger Diese Option ist nur für ‘Private Downloads’ verfügbar. Über den Button Hinzufügen können wir die Personen auswählen, für die wir unser Dokument freigeben möchten.

Nutzerkonten für Externe Freigabe

Wenn wir über den Privaten Download externe Freigaben steuern wollen, dann muss für den Empfänger ein Konto mit speziellen Berechtigungen eingerichtet sein. Sollten Sie in der Liste der möglichen Empfänger nicht fündig werden, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Dieses Nutzerkonto benötigt keine Zugriffslizenz.
Nach dem Login des externen Benutzers startet sofort der Download des Dokuments. Der externe Benutzer hat keinerlei Zugriff auf andere Ressourcen außer das für ihn freigegebene Dokument.

Wir haben nun das Ende dieser Schulung erreicht. Vielen Dank, dass Sie bis hierhin dabeigeblieben sind. Sollten Sie noch weitere Fragen haben, dann können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.