Anbindung an Amparex

Nur relevant für Amparex-Nutzer

Das folgende Kapitel ist für Sie nur in dem Fall relevant, falls Sie die Schnittstelle von docuvita online an das ERP-System Amparex nutzen.

Die Schnittstelle des ERP-Systems Amparex zu docuvita ist vollautomatisiert. Alle Kunden und Lieferanten, die Sie in Amparex anlegen, bekommen eine eigene Akte in docuvita mit einer vorgegebenen Ordnerstruktur (Aktenplan). Alle Dokumente, die Sie in Amparex an einem Kunden oder einer Firma hinterlegen, können automatisch in Ihr docuvita online System übertragen werden.

Dokumente aus Amparex nach docuvita übertragen

Prinzipiell gibt es drei verschiedene Möglichkeiten ein Dokument in Amparex an einen Kunden / einer Firma zu hinterlegen:

  • Scannen: Gescannte Dokumente landen im Archiv eines Kunden / einer Firma in Amparex und werden in jedem Fall automatisch in Ihr docuvita online System übertragen.
  • Importieren: Dokumente, die manuell bspw. aus dem lokalen Dateiverzeichnis in das Archiv in Amparex importiert werden, kommen ebenfalls automatisch in Ihrem docuvita System an.
  • Dokumentvorlagen
    Dokumentvorlagen: Wenn Sie Dokumente in Amparex aus einer Dokumentvorlage erzeugen, müssen Sie einmalig sicherstellen, dass die Vorlage archivierbar ist. Dazu wählen Sie in Ihrer linken Amparex Menüleiste den Reiter Stammdaten und anschließend den Menüpunkt Dokumentvorlagen aus. Im sich darauf öffnenden Fenster wählen Sie den benötigten Dokumenttyp und anschließend Ihre aktuelle Dokumentvorlage aus.
    Auswahl Dokumentvorlage
    Nun müssen Sie nur noch sicherstellen, dass der Haken bei der Checkbox Dokument archivieren gesetzt ist. Ab diesem Zeitpunkt werden alle Dokumente, die Sie auf dieser Vorlage basierend erzeugen, automatisch in Ihr docuvita-System übertragen.
    Dokumentvorlage archivieren

Dokumentvorlagen einmalig überprüfen

Überprüfen Sie einmalig zu Beginn Ihre verwendeten Dokumentvorlagen, wie eben beschrieben. Bei den meisten Vorlagen, sollte die Option Dokument archivieren ohnehin standardmäßig gesetzt sein. Eine einmalige Überprüfung aller Vorlagen ist dennoch empfehlenswert, um sicherzustellen, dass tatsächlich alle Ihre gewünschten Dokumente nach docuvita übertragen werden.

Dokumente in docuvita

In Ihrem docuvita online System werden dann alle Dokumente, die aus Amparex kommen, in die Ordner einsortiert, die Sie auf dem Bild sehen können. Die Zuordnung, welches Dokument in welchen Ordner kommt, hängt von der in Amparex benutzten Vorlage ab.

Dokumente in docuvita