TaskMonitor

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagementsystem auf die speziellen Anforderungen der Installation des dvs.TaskMonitor anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Installation und Konfiguration des dvs.TaskMonitor erforderlich sind.

Über dieses Handbuch

Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Einrichtung des dvs.TaskMonitor. Die Installation sowie die Konfiguration des dvs.TaskMonitor können sich, je nach verwendetem Versionsstands leicht unterscheiden. Das prinzipielle Vorgehen ist aber unabhängig von der Version. Die Verfahren und Beispiele, die in diesem Handbuch dargestellt sind, gehen davon aus, dass Sie mit einem aktuellen Windows Betriebssystem arbeiten.

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuches finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen. Mit * markierte Kapitel oder Bedienelemente müssen nicht zwangsläufig in sämtlichen Installationen sichtbar sein. Die Sichtbarkeit kann zusätzlich von den Berechtigungen des einzelnen Benutzers abhängen.

Achtung

Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.

Info

Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

Produktbeschreibung

Der dvs.TaskMonitor ist ein Tool, das in der Lage ist zugewiesene Aufgaben von docuvita-Benutzern zu überwachen. Das Tool hat folgende Funktionalitäten:

  • Es prüft, ob die Benutzer in den letzten 24 Stunden Aufgaben bekommen haben. Wenn dies der Fall ist, versendet das Tool eine E-Mail an den jeweiligen Benutzer.
  • Eine andere Funktion des Tools ist ein Reminder. Hierbei wird geprüft, ob es Aufgaben gibt, die länger als X Tage (dieser Wert kann eingestellt werden) nicht bearbeitet worden sind. Wenn das der Fall ist, wird eine E-Mail an die E-Mail Adresse des Benutzers, der für die Aufgabe zuständig ist, verschickt.
  • Es besteht die Möglichkeit einen Bericht zu erstellen, der alle offenen Aufgaben darstellt. Dieser Bericht listet auch die Wiedervorlagen der Zukunft auf. Der so erstellte Bericht wird an eine in der Konfigurationsdatei hinterlegte E-Mail Adresse versendet.

Systemvoraussetzungen

Um mit dem dvs.TaskMonitor arbeiten zu können, benötigen Sie ein bereits vorhandenes docuvita DMS.

  • docuvita ab Version 2.0.9x
  • Eine freie docuvita Zugriffslizenz
  • .NET Framework ab Version 4.6
  • Eine Internetverbindung für die Aktivierung und Validierung der Lizenz

Installation

Dieses Kapitel enthält die notwendigen Informationen, die zur erfolgreichen Installation und zum Update des dvs.TaskMonitor durchzuführen sind.

Administrationsrechte

Für die Installation sowie das Update benötigen Sie lokale Administrationsrechte.

Starten Sie die Datei dvs.TaskMonitor 18.x.xx.msi.

msi

Klicken Sie auf Weiter, um mit der Installation zu beginnen.

Installation1

Lesen Sie sich die Lizenzvereinbarung durch und bestätigen Sie diese.

Installation2

Lizenzvertrag

Der Lizenzvertrag ist nach der Installation im Installationsordner unter help zu finden.

Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Lizenzschlüssel gefragt.

Installation3

Lizenzdatei

Nach erfolgreicher Installation muss die Lizenzdatei noch direkt in das Installationsverzeichnis abgelegt werden.

Im folgenden Schritt haben Sie die Möglichkeit den Ablageort für die Log-Dateien anzupassen.

Installation4

Als nächstes können Sie noch den Installationsordner auswählen.

Installation5

Danach erscheint ein Fenster, mit dem die Installation gestartet werden kann.

Installation6

Warten Sie bis die Installation fertig ist.

Installation7

Nach einer erfolgreichen Installation erscheint abschließend folgendes Fenster.

Installation8

Einrichtung & Konfiguration

Die Konfiguration des dvs.TaskMonitor erfolgt in der Konfigurationsdatei. Sie ist standardmäßig unter C:\Program Files (x86)\docuvita\dvs.TaskMonitor\config\dvs.TaskMonitor.config zu finden. Öffnen Sie die Konfigurationsdatei mit einem Texteditor und tragen Sie die entsprechenden Werte zwischen die jeweiligen Tags.

Beschreibung der einzelnen Tags in der Konfigurationsdatei

(XML)Tag Datentyp Beschreibung Beispiel
DvServerAddress String Name (URL) oder IP-Adresse des docuvita-Servers <DvServerAddress >https://localhost:444/server/services</DvServerAddress>
Systemreference Integer SystemID (Mandantennr.) des docuvita-Servers <Systemreference>1</Systemreference>
DvApiUsername String Name des docuvita-Benutzers <DvApiUsername>Administrator</DvApiUsername >
DvApiPassword String Passwort des docuvita-API-Benutzers <DvApiPassword>Secret</DvApiPassword>
StartTime Integer Hier kann die Zeit eingestellt werden, zu der der dvs.TaskMonitor läuft und nach Aufgaben sucht. <StartTime>01:00</StartTime>
UseDvMailConfiguration Boolean Wenn Sie wollen, dass die E-Mail Konfigurationen von docuvita übernommen werden, tragen Sie true ein. <UseDvMailConfiguration>true</UseDvMailConfiguration >
FromAddress String Diese E-Mail Adresse wird verwendet, um E-Mails zu versenden. <FromAddress>meine.Adresse@provider.de</FromAddress>
SmtpHost String Name oder IP-Adresse des SMTP-Hosts. <SmtpHost>meinSMTPhost.de</SmtpHost>
SmtpPort Integer Port des SMTP-Servers <SmtpPort>465</SmtpPort>
SmtpSecure Boolean Wenn true, wird das SSMTP-Protokoll beim Versenden der E-Mails verwendet <SmtpSecure>true</SmtpSecure>
SmtpUser String Benutzername des SMTP-Servers <SmtpUser>xxxxxxx@xxxxx.de</SmtpUser>
SmtpPassword String Passwort des SMTP-Benutzers <SmtpPassword>TopSecret</SmtpPassword>
AcceptAllCertificates Boolean Wenn true, werden alle SSL-Zertifikate beim Versenden der E-Mails akzeptiert. <AcceptAllCertificates>true</AcceptAllCertificates>
ObjectTypeUser Integer ID des Benutzerobjekttyps im docuvita: standardmäßig 1 <ObjectTypeUser>1</ObjectTypeUser>
WorkflowIds Integer Hier geben Sie die IDs oder den technischen Namen von den Workflows mit Komma getrennt ein, die Sie überwachen wollen.
Wenn Sie alle Workflows überwachen wollen, lassen Sie dieses Feld leer.
<WorkflowIds>55,44,35,1234,121</WorkflowIds>
NewTasksMessageSubject String Betreff der zu versendenden E-Mail <NewTasksMessageSubject>Es gibt eine neue Aufgabe in docuvita</NewTasksMessageSubject>
NewTasksMessageBody String Text der E-Mail <NewTasksMessageBody>Sehr geehrter docuvita Benutzer,für Sie gibt es eine neue Aufgabe in docuvita. Mit freundlichen Grüßen Ihr docuvita Team support@docuvita-solutions.de</NewTasksMessageBody>
SendReminderMail Boolean Soll eine Erinnerungs-E-Mail versendet werden? <SendReminderMail>true</SendReminderMail>
ReminderTime Integer Anzahl der Tage ab wann eine Erinnerungs-E-Mail versendet werden soll <ReminderTime>3</ReminderTime>
ReminderMessageSubject String Betreff der zu versendenden Erinnerungs-E-Mail <ReminderMessageSubject >Unbearbeitete Aufgabe in docuvita</ReminderMessageSubject>
ReminderMessageBody String Text der Erinnerungs-E-Mail <ReminderMessageBody >Sehr geehrter docuvita Benutzer, Sie haben unbearbeitet Aufgabe in docuvita. Mit freundlichen Grüßen <br>Ihr docuvita Team support@docuvita-solutions.de</ReminderMessageBody>
SendReportMail Boolean Soll ein Bericht über die offenen Aufgaben erstellt werden? <SendReportMail>true</SendReportMail>
SendReportMailTo String Empfängerliste für den Bericht als kommagetrennte Liste <SendReportMailTo>support@docuvita-solutions.de</SendReportMailTo>
SendReportMailDays Integer Wochentage, an denen ein Bericht versendet wird. Montag =1, Dienstag =2, .. , Sonntag =7. Kommagetrennte Liste <SendReportMailDays>2,5</SendReportMailDays>
ReportMessageSubject String Betreff bei der Berichts-E-Mail <ReportMessageSubject>Auswertung Offene Aufgabe in docuvita</ReportMessageSubject>
ReportMessageBody String Text der Berichts-E-Mail <ReportMessageBody>Sehr geehrter docuvita Benutzer, im Anhang an diese E-Mail finden Sie die akutelle Auswertung der offenen Aufgaben in docuvita. Mit freundlichen Grüßen Ihr docuvita Team support@docuvita-solutions.de</ReportMessageBody>

Rechte auf Benutzer

Der für den dvs.TaskMonitor verwendete Benutzer muss das Recht haben, alle Benutzer zu sehen und zu lesen.

Workflowadministratoren

Der für den dvs.TaskMonitor verwendete Benutzer muss in der Benutzergruppe der WorkflowAdministratoren sein.

Letzte Version

Die aktuell freigegebene Version finden Sie hier

Verschlüsselte Passwörter

Für die Speicherung von Passwörtern in der Konfigurationdatei, wird mit der Installation das dvs.Password.Encrypt.exe mitgeliefert. Öffnen Sie das Tool, tragen Sie ihr Passwort in Klartext ein und verschlüsseln Sie dieses. Danach kopieren Sie den daraus resultierenden Text und tragen Sie diesen in die Passwortfelder ein.

Bedienung

Das Tool wird als Dienst installiert. Zum Starten des Dienstes, öffnen Sie die Dienste und Starten Sie den dvs.TaskMonitor-Dienst.

service