dvs.TaskMonitor

Administratorhandbuch - Version 18.9.5

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagementsystem auf die speziellen Anforderungen der Installation des dvs.TaskMonitor anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Installation und Konfiguration des dvs.TaskMonitor erforderlich sind.

Über dieses Handbuch

Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Einrichtung des dvs.TaskMonitor. Die Installation sowie die Konfiguration des dvs.TaskMonitor können sich, je nach verwendetem Versionsstands leicht unterscheiden. Das prinzipielle Vorgehen ist aber unabhängig von der Version. Die Verfahren und Beispiele, die in diesem Handbuch dargestellt sind gehen davon aus, dass Sie mit einem aktuellen Windows arbeiten.

Produktbeschreibung

Der dvs.TaskMonitor ist ein Tool, das in der Lage ist, docuvita-Benutzern zugewiesenen Aufgaben zu überwachen. Das Tool hat folgende Funktionalitäten:

  • Es prüft, ob die Benutzer in den letzten 24 Stunden Aufgaben bekommen haben. Wenn dies der Fall ist, versendet das Tool eine E-Mail an den jeweiligen Benutzer.
  • Eine andere Funktion des Tools ist ein Reminder. Das Tool prüft, ob es Aufgaben gibt, die länger als X Tage (dieser Wert kann eingestellt werden) nicht bearbeitet worden sind. Wenn das der Fall ist, wird eine E-mail an die E-Mail-Adresse des Benutzers, der für die Aufgabe zuständig ist, verschickt.
  • Es besteht die Möglichkeit, einen Bericht zu erstellen, der alle offenen Aufgaben darstellt. Dieser Bericht listet auch die Wiedervorlagen der Zukunft auf. Der so erstellte Bericht wird an eine in der Konfigurationsdatei hinterlegte EMail Adresse versendet.
Report Example

Systemvoraussetzungen

Um mit dem dvs.TaskMonitor arbeiten zu können, benötigen Sie ein bereits vorhandenes docuvita DMS.

  • docuvita Version ab 2.0.9x
  • Eine freie docuvita Zugriffslizenz
  • .Net Framework Version ab 4.6
  • Eine Internetverbindung für die Aktivierung und Validierung der Lizenz

Installation

Dieses Kapitel enthält die notwendigen Informationen, die zur erfolgreichen Installation und zum Update des dvs.TaskMonitor durchzuführen sind.

Achtung Für die Installation sowie das Update benötigen Sie lokale Administrationsrechte.
Frage Die aktuell Freigegeben Version finden Sie hier
  1. Starten Sie die dvs.TaskMonitor 18.x.xx.msi Datei.

msi

  1. Klicken Sie auf "Weiter" um mit der Installation zu beginnen.

Installation1

  1. Lesen Sie sich die Lizenzvereinbarung durch und bestätigen Sie diese.

Installation2

Frage Den aktuell gültigen Lizenzvertrag finden Sie nach der Installation zusätzlich im Installsordner. (Standardpfad: C:\Program Files (x86)\docuvita\dvs.TaskMonitor\dvs.TaskMonitor - Eula.pdf)
  1. Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Lizenzschlüssel gefragt.

Installation3

  1. Im folgenden Schritt haben Sie die Möglichkeit den Ablageort für die Log-Dateien anzupassen.

Installation4

  1. Als nächstes haben Sie die Möglichkeit den Installationsordner anzupassen.

Installation5

  1. Danach erscheint ein Fenster, mit dem die Installation gestartet werden kann.

Installation6

  1. Warten Sie bis die Installation fertig ist.

Installation7

  1. Bei einer erfolgreichen Installation erscheint abschließend folgendes Fenster

Installation8

Einrichtung & Konfiguration

Die Konfiguration des dvs.TaskMonitors erfolgt in der Konfigurationsdatei. Sie ist standardmäßig unter C:\Program Files (x86)\docuvita\dvs.TaskMonitor\config\dvs.TaskMonitor.config zu finden.
Öffnen Sie die Konfigurationsdatei mit einem entsprechenden Texteditor und tragen Sie die entsprechenden Werte zwischen die jeweiligen Tags.

Beschreibung der einzelnen Tags in der Konfigurationsdatei

(XML)Tag Datentyp Beschreibung Beispiel
DvServerAddress String Name(URL) oder IP-Adresse vom docuvita Server < DvServerAddress >https://localhost:444/server/services< /DvServerAddress >
Systemreference Integer SystemID (Mandantennr.) des docuvita Servers < Systemreference >1< /Systemreference >
DvApiUsername String Name des docuvita-Benutzers < DvApiUsername >Administrator< /DvApiUsername >
DvApiPassword String Passwort des docuvita-API-Benutzers < DvApiPassword >Secret< /DvApiPassword >
StartTime Integer Hier kann die Zeit eingestellt werden, zu der der dvs.TaskMonitor läuft und nach Aufgaben sucht < StartTime>01:00< /StartTime >
UseDvMailConfiguration Boolean Wenn Sie wollen, dass die E-Mail-Konfigurationen vom docuvita übernommen werden, tragen Sie true ein < UseDvMailConfiguration >true< /UseDvMailConfiguration >
FromAddress String Diese E-Mail-Adresse wird verwendet, um E-Mails zu versenden < FromAddress >meine.Adresse@provider.de< /FromAddress >
SmtpHost String Name oder IP-Adresse des SMTP-Hosts < SmtpHost >meinSMTPhost.de< /SmtpHost >
SmtpPort Integer Port des SMTP-Servers < SmtpPort >465< /SmtpPort >
SmtpSecure Boolean Wenn true, wird das SSMTP-Protokoll beim Versenden der E-Mails verwendet < SmtpSecure >true< /SmtpSecure >
SmtpUser String Benutzername des SMTP-Servers < SmtpUser >xxxxxxx@xxxxx.de< /SmtpUser >
SmtpPassword String Passwort des SMTP-Benutzers < SmtpPassword >TopSecret< /SmtpPassword >
AcceptAllCertificates Boolean Wenn true, werden alle SSL-Zertifikate beim Versenden der E-Mails aktepziert < AcceptAllCertificates >true< /AcceptAllCertificates >
ObjectTypeUser Integer ID des Benutzerobjekttyps im docuvita, standardmäßig 1 < ObjectTypeUser >1< /ObjectTypeUser >
WorkflowIds Integer Hier geben Sie die IDs oder den technischen Namen von den Workflows mit Komma getrennt ein, die Sie überwachen wollen.
Wenn Sie alle Workflows überwachen wollen lassen Sie dieses Feld leer
< WorkflowIds >55,44,35,1234,121< /WorkflowIds >
NewTasksMessageSubject String Betreff der zu versendenden E-Mail < NewTasksMessageSubject >Es gibt eine neue Aufgabe in docuvita< /NewTasksMessageSubject >
NewTasksMessageBody String Text der E-Mail < NewTasksMessageBody >Sehr geehrter docuvita Benutzer,
für Sie gibt es eine neue Aufgabe in docuvita
. Mit freundlichen Grüßen
Ihr docuvita Team support@docuvita-solutions.de< /NewTasksMessageBody >
SendReminderMail Boolean Soll eine Erinnerungs-E-Mail versendet werden? < SendReminderMail>true< /SendReminderMail >
ReminderTime Integer Anzahl der Tage ab wann eine Erinnerungsemail versendet werden soll < ReminderTime>3< /ReminderTime >
ReminderMessageSubject String Betreff der zu versendenden Erinnerungs E-Mail < ReminderMessageSubject >Unbearbeitete Aufgabe in docuvita< /ReminderMessageSubject >
ReminderMessageBody String Text der Erinnerungs E-Mail < ReminderMessageBody >Sehr geehrter docuvita Benutzer,
Sie haben unbearbeitet Aufgabe in docuvita
. Mit freundlichen Grüßen
Ihr docuvita Team support@docuvita-solutions.de< /ReminderMessageBody >
SendReportMail Boolean Soll eine Bericht über die Offenen Aufgaben erstellt werden? < SendReportMail>true< /SendReportMail>
SendReportMailTo String Empfängerliste für den Bericht. Kommagetrennte Liste < SendReportMailTo>support@docuvita-solutions.de< /SendReportMailTo>
SendReportMailDays Integer Wochentage an denen ein Bericht versendet wird. Montag =1, Dienstag =2, .. , Sonntag =7. Kommagetrennte Liste < SendReportMailDays>2,5< / SendReportMailDays>
ReportMessageSubject String Betreff bei der Bericht E-Mail < ReportMessageSubject >Auswertung Offene Aufgabe in docuvita< /ReportMessageSubject >
ReportMessageBody String Text der Bericht E-Mail < ReportMessageBody >Sehr geehrter docuvita Benutzer,
Im Anhang an diese EMail finden Sie die akutelle Auswertung der offenen Aufgaben in docuvita.
. Mit freundlichen Grüßen
Ihr docuvita Team support@docuvita-solutions.de< /ReportMessageBody >
Achtung Der für den dvs.TaskMonitor verwendete Benutzer muss das Recht haben, alle Benutzer zu sehen und zu lesen.
Achtung Der für den dvs.TaskMonitor verwendete Benutzer muss in der Benutzergruppe der WorkflowAdministratoren sein.
Frage Die aktuell freigegebene Version finden Sie hier
Frage Für die Speicherung von Passwörtern in der Konfigurationdatei, wird mit der Installation das dvs.Password.Encrypt.exe mitgeliefert. Öffnen Sie das Tool, tragen Sie ihr Passwort in Klartext ein und verschlüsseln Sie dieses. Danach kopieren Sie den daraus resultierenden Text und tragen Sie diesen in die Passwort-Felder ein.

Bedienung

Das Tool wird als Dienst installiert.
Zum Starten des Dienstes, Öffnen Sie die Dienste und Starten Sie den dvs.TaskMonitor-Dienst.
service