ObjectSync

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagement-System auf die speziellen Anforderungen zur Installation des dvs.ObjectSync anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Installation und Konfiguration des dvs.ObjectSync erforderlich sind.

Über dieses Handbuch

In diesem Kapitel möchten wir Sie mit Ziel und Zweck dieses Handbuches vertraut machen. Hier finden Sie Informationen über das Konzept des Aufbaus dieses Handbuches. Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Einrichtung des dvs.ObjectSync. Die Installation sowie die Konfiguration des dvs.ObjectSync können sich je nach verwendetem docuvita-System im Ablauf leicht unterscheiden. Das prinzipielle Vorgehen ist aber unabhängig von der Version. Die Verfahren und Beispiele, die in diesem Handbuch dargestellt sind, gehen davon aus, dass Sie mit einem aktuellen Windows Betriebssystem und mit einem aktuellen Browser arbeiten. Manche Vorgehensweisen können hier von diesem Handbuch abweichen.

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuches finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen. Mit * markierte Kapitel oder Bedienelemente müssen nicht zwangsläufig in sämtlichen Installationen sichtbar sein. Die Sichtbarkeit kann zusätzlich von den Berechtigungen des einzelnen Benutzers abhängen.

Achtung

Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.

Info

Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

Produktbeschreibung

Der dvs.ObjectSync ist ein Programm, das in der Lage ist, Informationen aus beliebigen Datenquellen ins docuvita zu synchronisieren. Für die Verbindung können folgende Datenquellen verwendet werden:

  • ODBC-Treiber
  • Diamant WebServices
  • Exchange WebServices (EWS)

Systemvoraussetzungen

  • docuvita Mindestversion 2.0.9xx
  • docuvita Autoprofiler
  • .Net Framework ab Version 4.6
  • Eine Internetverbindung für die Aktivierung und Validierung der Lizenz

In Abhängigkeit von den verwendeten Datenquellen gibt es noch folgenden weitere Voraussetzungen:

ODBC-Datenquellen

  • Installierter ODBC-Treiber als 64-bit Variante
  • Datenbankbenutzer mit lesenden Rechten auf die entsprechenden Daten

Diamant

  • Diamant WebServices (benötigt Diamant-Lizenz)
  • Diamant-Benutzer mit lesendem Zugriff auf die Kreditoren und den Zahlungszielen

Exchange

  • Exchange WebServices: Konfiguration über IIS
  • Exchange Server 2013 oder neuer
  • Exchange Benutzer mit lesendem Zugriff auf die gewünschten Kontakte

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuchs finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen.

Achtung

Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.

Info

Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

Installation

Dieses Kapitel enthält Informationen, die zur erfolgreichen Installation des dvs.ObjectSync durchzuführen sind. Die einzelnen Installationsschritte sind nachfolgend beschrieben:

Erhöhte Rechte

Die Installation kann nur mit erhöhten Rechten durchgeführt werden.

  • Starten Sie die Datei dvs.ObjectSync.msi

msi

  • Im nachfolgenden Schritt erscheint ein Fenster. Klicken Sie auf Weiter um mit der Installation zu beginnen.

installtionStart

  • Lesen Sie sich die Lizenzvereinbarung durch und bestätigen Sie diese.

installtionLicenseAgreement

  • Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Lizenzschlüssel gefragt.

installtaionLicenseKey

  • Anschließend haben Sie die Möglichkeit den Ablageort für die Log-Dateien anzupassen.

installLogPath

  • Im darauf folgenden Fenster haben Sie die Möglichkeit den Installationsordner anzupassen.

userSetup

  • Danach erscheint ein Fenster, klicken sie auf Installieren.

installtionConfirmation

  • Abschließend wird die Installation gestartet.

installtionProgress

  • Bei einer erfolgreichen Installation erscheint zum Schluss folgendes Fenster.

installtionEnd

Lizenzdatei

Nach erfolgreicher Installation muss die Lizenzdatei direkt ins Installverzeichnis abgelegt werden.

dvs.ObjectSync-Dienst

Zum Abschluss der Installation wird ein eigenständiger Windows-Dienst installiert. Dieser wird standardmäßig mit dem Benutzer Lokales System ausgeführt. Als Starttyp ist automatisch eingestellt.

Lizenzvertrag

Der Lizenzvertrag ist im Install-Ordner zu finden.

Einrichtung & Konfiguration

In diesem Kapitel möchten wir Ihnen die Konfiguration und das Starten des dvs.ObjectSync erklären.

Die grafische Konfigurationsoberfläche

In diesem Kapitel werden Sie sich mit der grafischen Konfigurationsoberfläche des dvs.ObjectSync auseinandersetzen.

Konfigurator starten

Bei der Installation wurde auch ein grafisches Konfigurationsprogramm installiert. Mit diesem Programm kann die komplette Konfiguration vorgenommen werden. Den grafischen Editor finden Sie im Installationsverzeichnis von dvs.ObjectSync mit dem Namen dvs.ObjectSync.Configurator.exe.

configurator

Adminrechte

Zum Starten des Konfigurators werden Administratorrechte benötigt.

Hauptfenster Konfigurator

objectsynccomplete

Schaltfläche Beschreibung
oeffnen Dient zum Öffnen vorhandener Konfigurationen.
speichern Dient zum Speichern der aktuellen Einstellungen.
zuruecksetzten Löscht die eingestellten Änderungen.
Feld Beschreibung
Arbreitsverzeichnis In diesem Ordner wird der aktuelle Stand der Synchronisation gespeichert.
Synchronisation Intervall Hier kann die Zeit zwischen zwei Synchronisationsläufen eingestellt werden.

Editiermodus vor Speichern beenden

Bei offenen Feldern (Felder, die gerade editiert werden) erfolgt das Speichern in die Konfigurationsdatei nicht. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich beim Speichern nicht im Editiermodus befinden.

Dienst neustarten

Beim Ändern des Synchronistationsintervalls muss der Windows Dienst dvs.ObjectSync neugestartet werden.

Globale Einstellungen

In dieser Tabelle können Sie die Liste der zu synchronisierenden Datenquellen konfigurieren.

tabelle1

Feld Beschreibung
Aktiv Hier kann die Synchronisation aktiviert bzw. deaktiviert werden.
Datenquellen Hier kann die Art der Datenquelle gewählt werden.
ODBC: Es werden hier alle möglichen ODBC-Datenquellen unterstützt. Hier kann auch mit einer System DSN gearbeitet werden.
Diamant: Es wird eine Verbindung zu den Diamant WebServices aufgebaut. Hierfür ist eine Diamant-Zusatzlizenz notwendig.
Exchange: Es wird eine Verbindung zum Exchange Server mittels WebServices aufgebaut und die Kontakte ausgelesen.
docuvita Objekttyp Name des Objekttyps aus docuvita.
Connection String / Pfad zur Konfiguration Datenquelle ODBC: Hier muss der Connection String zur gewünschten Datenquelle eingetragen werden. Es können auch System DSN bzw. Benutzer DSN verwendet werden.
Datenquelle Diamant: Hier muss der absolute / relative Pfad zur Diamant-Konfigurationsdatei hinterlegt sein.
Datenquelle Exchange: Hier wird der Connection String zum Exchange eingetragen. Dieser ist analog zu einem SQL Connetion String gehalten. Aufbau wie folgt: Server:<ExchangeName>;[Username:<Benutzername>;][Password:<Password des Benutzers>][Trusted_Connection=true]
Select Statement Tragen Sie hier das für den Treiber passende Select Statement ein. Das Ergebnis dieser Abfrage steht dann zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Bei der Datenquelle Diamant kann hier die Exportdatei für die Buchungsschlüssel angeben werden.
Schlüsselfeld Tragen Sie hier den Namen des Schlüssels (PrimaryKey) der ausgewählten Tabelle ein.
Komplett Wenn aktiv, dann werden immer alle Daten synchronisiert. Andernfalls werden nur Änderungen bei der Synchronisation berücksichtigt.
Export Format XML: Einfache XML-Datei die mit dem Autoprofiler (XMLContentParser) weiterverarbeitet werden kann. Dieser Typ muss verwendet werden, wenn Verknüpfungen erstellt werden sollen.
dvimport: Diese Datei kann direkt im Autoprofiler (dvImportContentParser) ohne weitere Verarbeitung importiert werden.
Autoprofiler IN Hier tragen Sie den Pfad Ihres Autoprofiler-In-Verzeichnisses ein.
GUID als Dateiname Es wird immer eine eindeutige GUID für den Namen der Importdatei verwendet.

Export Format dvImport

Beim Export Format dvImport muss dieses Feld denselben Namen haben wie der entsprechende docuvita Objekttyp.

Export Format xml

Beim Export Format XML muss im Import Template der Eintrag doc.FileDelete=”@@FileDelete@@” ergänzt werden. Geschieht dies nicht, so werden die XML-Dateien nicht aus dem Target-Verzeichnis gelöscht.

Sonderzeichen

Wenn im Namen eines Datenquellenfelds Sonderzeichen (z.B. + - ‘ ‘ **) enthalten sind, müssen diese Felder in eckigen Klammern (abhängig vom verwendeten ODBC-Treiber) geschrieben werden.

Punkt im Namen

Wenn im Namen eines Datenbankfeldes ein Punkt (< . >) enthalten ist, müssen Sie diesen im grafischen Konfigurator durch eine Raute (Hashtag)< # > ersetzten.
Z.B Select Kundennr. from Kunden —> Select Kundennr# from Kunden.

Dienstenenutzer

Bei Trusted_Connection muss der Dienstebenutzer angepasst werden.

docuvita Einstellungen

Mit dieser Tabelle können Sie das Fieldmapping zur aktiven Datenquelle anpassen.

tabelle2

Feld Beschreibung
docuvita Eigenschaft Feldname des entsprechenden docuvita Objekts
externer Feldname Feldname der Datenquelle
Anzeige Einstellung Hier kann eingestellt werden, wie die Inhalte der Felder in der Exportdatei verknüpft werden sollen.

Zum Löschen einzelner Feldzuweisungen markieren Sie die gewünschte Zeile in der ersten Spalte und Drücken anschließend die Entf-Taste.

docuvita Feldname

Das Feld docuvita Feldname darf keine Leerzeichen und Sonderzeichen beinhalten. Zulässige Zeichen sind Punkt (< . >) und Unterstrich (< _ >)
z.B. Obj-Name als docuvita Feldname ist unzulässig.

Editiermodus vor dem Speichern beenden

Bei offenen Feldern (Felder, die gerade editiert werden) erfolgt das Speichern in die Konfigurationsdatei nicht. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich beim Speichern nicht im Editiermodus befinden.

Mögliche Diamantfelder

Feldname Beschreibung
Key Eindeutiger Schlüssel aus Diamant
CustomerID Kreditoren Nummer
CustomerName Kreditoren Name
Name1 Name 1 (Zusatz)
Name2 Name 2 (Zusatz)
Name3 Name 3 (Zusatz)
FirstName Vorname
Address1 Adresse 1 (z.B. Straße mit Hausnummer)
Address2 Adresse 2 (z.B. Postfach)
City Ort
Postcode PLZ
Country genormte Länderangabe (2 Stellen)
TaxNumber Steuernummer
TaxId Steuer ID
PaymentKey Zahlungsschlüssel
Account1 Konto
Account2 Gegenkonto
Iban1 IBAN
Bic1 BIC
Telephone Telefon Nummer
Telefax Fax Nummer
EMail E-Mail Adresse
Website URL
ChangeDateAddress Datum der letzten Änderung der Adressdaten
ChangeDateCreditor Datum der letzten Änderung der Kreditorendaten

Mögliche Exchangefelder

UniqueId Eindeutiger Feldwert aus Exchange
DisplayName Anzeigename
CompanyName Firmenname
Department Abteilung
GivenName Nachname
Surname Vorname
Address Adresse
EmailAddresse1 E-Mail Adresse 1
EmailAddresse2 E-Mail Adresse 2
EmailAddresse3 E-Mail Adresse 3
Telephone Telefonnummer. Wenn keine Geschäftsnummer hinterlegt, dann wird die Haupttelefonnummer genommen. Falls es diese auch nicht gibt die Firmennummer.
Fax Faxnummer. Wenn keine Firmennummer, dann Privat und sonst andere Faxnummer.

Starten der Synchronisation

Zum Starten der Synchronisation muss nur der installierte Windows-Dienst gestartet werden. Die erste Synchronisation der Datenquellen erfolgt direkt nach dem Dienststart.

startservice

Dienst neustarten

Nach Bearbeitung der Konfiguration wird empfohlen den dvs.ObjectSync-Dienst neu zu starten.