dvs.ObjectSync

Administratorhandbuch - Version 18.6.4

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagement-System auf die speziellen Anforderungen zur Installation des dvs.ObjectSync" anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Installation und Konfiguration des "dvs.ObjectSync" erforderlich sind.

Über dieses Handbuch

In diesem Kapitel möchten wir Sie mit Ziel und Zweck dieses Handbuches vertraut machen. Hier finden Sie Informationen über das Konzept des Aufbaus dieses Handbuches. Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Einrichtung des dvs.ObjectSync. Die Installation sowie die Konfiguration des dvs.ObjectSync können sich, je nach verwendeten docuvita System, im Ablauf leicht unterscheiden. Das prinzipielle Vorgehen ist aber unabhängig von der Version. Die Verfahren und Beispiele, die in diesem Handbuch dargestellt sind, gehen davon aus, dass Sie mit einem aktuellen Windows mit einem aktuellen Browser arbeiten. Manche Vorgehensweisen können hier von diesem Handbuch abweichen.

Produktbeschreibung

Der dvs.ObjectSync ist ein Programm, das in der Lage ist, Informationen aus beliebigen Datenquellen ins docuvita zu synchronisieren. Für die Verbindung können folgende Datenquellen verwendet werden:

  • ODBC-Treiber
  • Diamant WebServices
  • Exchange WebServices (EWS)

Systemvoraussetzungen

Voraussetzungen

Um mit dem dvs.ObjectSync arbeiten zu können, benötigen Sie ein bereits vorhandenes docuvita DMS.

  • docuvita Mindestversion 2.0.9xx
  • docuvita Autoprofiler
  • .Net Framework Version ab 4.6
  • Eine Internetverbindung für die Aktivierung und Validierung der Lizenz

In Abhängigkeit der verwendeten Datenquellen gibt es noch folgenden weitere Voraussetzungen:

ODBC-Datenquellen

  • Installierten ODBC Treiber als 64 bit Varianten
  • Datenbankbenutzer mit lesenden Rechten auf die entsprechenden Daten

Diamant

  • Diamant WebServices (benötigt Diamant Lizenz)
  • Diamant Benutzer mit lesenden Zugriff auf die Kreditoren und den Zahlungszielen

Exchange

  • Exchange WebServices: Konfiguration über IIS
  • Exchange Server 2013 oder neuer
  • Exchange Benutzer mit lesenden Zugriff auf die gewünschten Kontakte

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuchs finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen.

Symbol Beschreibung
Achtung Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.
Frage Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

Installation

Dieses Kapitel enthält Informationen die zur erfolgreichen Installation des dvs.ObjectSync durchzuführen sind.
Die einzelnen Installationensschritte sind nachfolgend beschrieben:

  • Starten Sie die dvs.ObjectSync.msi

msi

  • Im nachfolgenden Schritt erscheint ein Fenster, Klicken Sie auf "Weiter" um mit der Installation zu beginnen.

installtionStart

  • Lesen Sie sich die Lizenzvereinbarung durch und bestätigen Sie diese.

installtionLicenseAgreement

  • Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Lizenzschlüssel gefragt.

installtaionLicenseKey

  • Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit den Ablageort für die Log-Dateien anzupassen.

installLogPath

  • Im darauf folgenden Fenster haben Sie die Möglichkeit den Installationsordner anzupassen.

userSetup

  • Danach erscheint ein Fenster, klicken sie auf Installieren

installtionConfirmation

  • Abschließend wird die Installation gestartet.

installtionProgress

  • Bei einer erfolgreichen Installation erscheint Abschließend folgendes Fenster

installtionEnd



Achtung Nach erfolgreicher Installation muss die Lizenzdatei direkt ins Installverzeichnis abgelegt werden.
Frage Die Installation kann nur mit erhöhten Rechten durchgeführt werden.
Frage Zum Abschluss der Installation wird ein eigenständiger Windows Dienst installiert. Dieser wird standardmäßig mit dem Benutzer Lokales System ausgeführt. Als Starttyp ist automatisch eingestellt.
Frage Der Lizenzvertrag ist im Install-Ordner zu finden.

Einrichtung & Konfiguration

In diesem Kapitel möchten wir Ihnen die Konfiguration und das Starten des dvs.ObjectSync erklären.

Die grafische Konfigurationsoberfläche

In diesem Kapitel werden Sie sich mit der grafischen Konfigurationsoberfläche des dvs.ObjectSync auseinander setzten.

Konfigurator Starten

Bei der Installation wurde auch ein grafisches Konfigurationsprogramm installiert. Mit diesem Programm kann die komplette Konfiguration vorgenommen werden. Den grafischen Editor finden Sie Im Installationsverzeichnis von dvs.ObjectSync mit dem Namen dvs.ObjectSync.Configurator.exe.

configurator

Frage Zum Starten des Konfigurators werden Administrator Rechte benötigt.

Hauptfenster Konfigurator

objectsynccomplete

oeffnen ---> dient zum Öffnen vorhandener Konfigurationen.

speichern ---> dient zum Speichern der aktuellen Einstellungen.

zuruecksetzten ---> löscht die eingestellte Änderungen.


Feld Beschreibung
Arbreitsverzeichnis In diesem Ordner wird der aktuelle Stand der Synchronisation gespeichert.
Synchronisation Intervall Hier kann die Zeit zwischen zwei Synchronisationsläufen eingestellt werden


Frage Bei offenen Feldern (Felder die editiert werden) erfolgt das Speichern in die Konfigurationsdatei nicht. Sorgen Sie dafür dass Sie sich beim Speichern nicht im Editiermodus befinden.
Frage Beim Ändern des Synchronistations Intervall muss der Windows Dienst dvs.ObjectSync neugestartet werden.

Globale Einstellungen

In dieser Tabelle können Sie die Liste der zu synchronisierenden Datenquellen konfigurieren.

tabelle1

Feld Beschreibung
Aktiv Hier kann die Synchronisation aktiviert bzw. deaktiviert werden.
Datenquellen Hier kann die Art der Datenquelle gewählt werden.
ODBC: Es werden hier alle möglichen ODBC Datenquellen unterstützt. Hier kann auch mit einer System DSN gearbeitet werden.
Diamant: Es wird eine Verbindung zu den Diamant WebServices aufgebaut. Hierfür ist eine Diamant Zusatzlizenz notwendig.
Exchange: Es wird eine Verbindung zum Exchange Server mittels WebServices aufgebaut und die Kontakte ausgelesen.
docuvita Objekttyp Name des Objekttyps aus docuvita.
Connection String / Pfad zur Konfiguration Datenquelle Odbc: Hier muss der Connection String zur gewünschten Datenquelle eingetragen werden. Es können auch System DSN bzw. Benutzer DSN verwendet werden.
Datenquelle Diamant: Hier muss der absolute / relative Pfad zur Diamant Konfigurationsdatei hinterlegt sein
Datenquelle Exchange: Hier wird der Connection String zum Exchange eingetragen. Dieser ist analog zu einem SQLConnetionstring gehalten. Aufbau wie folgt: Server:<ExchangeName>;[Username:<Benutzername>;][Password:<Password des Benutzers>][Trusted_Connection=true]
Select Statement Tragen Sie hier das für den Treiber passende Select Statement ein. Das Ergebnis dieser Abfrage steht dann zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Bei der Datenquelle Diamant kann hier die Exportdatei für die Buchungsschlüssel angeben werden.
Schlüsselfeld Tragen Sie hier den Namen des Schlüssels (PrimaryKey) der ausgewählten Tabelle ein.
Komplett Wenn aktiv dann werden immer alle Daten synchronisiert. Andernfalls werden nur Änderungen bei der Synchronisation berücksichtigt.
Export Format xml: Einfache XML Datei die mit dem Autoprofiler(XMLContentParser) weiterverarbeitet werden kann. Dieser Typ muss verwendet werden, wenn Verknüpfungen erstellt werden sollen.
dvimport: Diese Datei kann direkt im Autoprofiler (dvImportContentParser) ohne weitere Verarbeitung importiert werden.
Autoprofiler IN Hier tragen Sie den Pfad Ihres Autoprofiler-In-Verzeichnisses ein.
GUID als Dateiname Es wird immer eine eindeutige GUID für den Namen der Importdatei verwendet.


Achtung Beim Export Format dvImport muss dieses Feld den selben Namen haben wie der entsprechende docuvita Objekttyp.
Achtung Beim Export Format xml muss im Import Template der Eintrag doc.FileDelete="@@FileDelete@@" ergänzt werden. Geschieht dies nicht so werden die XML-Dateien nicht aus dem Target Verzeichnis gelöscht.
Achtung Wenn im Name eines Datenquellenfelds Sonderzeichen (** z.B. + - ' ' **) enthalten sind müssen diese Felder in eckigen Klammern (abhängig vom verwendeten ODBC Treiber) geschrieben werden.
Achtung Wenn im Namen eines Datenbankfeldes ein Punkt (< . >) enthalten ist, müssen Sie diesen im grafischen Konfigurator durch eine Raute (Hashtag)< # > ersetzten.
Z.B Select Kundennr. from Kunden ---> Select Kundennr# from Kunden.
Frage Bei Trusted_Connection muss der Dienste Benutzer angepasst werden.

docuvita Einstellungen

Mit dieser Tabelle können Sie das Fieldmapping zur aktiven Datenquelle anpassen.

tabelle2

Feld Beschreibung
docuvita Eigenschaft Feldname des entsprechenden docuvita Objekts
externer Feldname Feldname der Datenquelle
Anzeige Einstellung Hier kann eingestellt werden, wie die Inhalte der Felder in der Exportdatei verknüpft werden sollen.(Analog)

Zum Löschen einzelner Feldzuweisungen markieren Sie die gewünschte Zeile in der ersten Spalten und Drücken anschließend die Entf Taste.

Achtung Das Feld docuvita Feldname darf keine Leerzeichen und Sonderzeichen beinhalten. Zulässige Zeichen sind Punkt (< . >) und Unterstrich (< _ >)
z.B Obj-Name als docucita Feldname ist unzulässig.
Achtung In das Feld Externe Feldnamen werden Spaltennamen geschrieben. Wenn Spaltennamen Punkte (< . >) beinhalten, müssen diese durch Rauten (< # >) ersetzt werden.
z.B Kunden-Nr. ---> Kunden-Nr#
Frage Bei offenen Feldern ( Felder die editiert werden) erfolgt das Speichern in die Konfigurationsdatei nicht. Sorgen Sie dafür dass Sie sich beim Speichern nicht im Editiermodus befinden.

Mögliche Diamantfelder

Feldname Beschreibung
Key Eindeutiger Schlüssel aus Diamant
CustomerID Kreditoren Nummer
CustomerName Kreditoren Name
Name1 Name 1 (Zusatz)
Name2 Name 2 (Zusatz)
Name3 Name 3 (Zusatz)
FirstName Vorname
Address1 Adresse 1 (z.B. Straße mit Hausnummer)
Address2 Adresse 2 (z.B. Postfach)
City Ort
Postcode PLZ
Country genormte Länderangabe (2 Stellen)
TaxNumber Steuernummer
TaxId Steuer ID
PamentKey Zahlungsschlüssel
Account1 Konto
Account2 Gegenkonto
Iban1 IBAN
Bic1 BIC
Telephone Telefon Nummer
Telefax FAx Nummer
EMail EMail Adresse
Website URL
ChangeDateAddress Datum der letzten Änderung der Adressdaten
ChangeDateCreditor Daum der letzten Änderung der Kreditorendaten

Mögliche Exchangefelder

UniqueId Eindeutiger Feldwert aus Exchange
DisplayName Anzeigename
CompanyName Firmenname
Department Abteilung
GivenName Nachname
Surname Vorname
Address Adresse
EmailAddresse1 EMail Adresse 1
EmailAddresse2 EMail Adresse 2
EmailAddresse3 EMail Adresse 1
Telephone Telefonnummer. Wenn keine Geschäftsnummer dann Haupttelefon und dann Firmennummer
Fax Faxnummer. Wenn keine Firmennummer dann Privat und dann andere Faxnummer

Starten der Synchronisation

Zum Starten der Synchronisation muss nur der Installierte Windows Dienst gestartet werden. Die erste Synchronisation der Datenquellen erfolgt nach dem ersten eingestellten Zeitintervall.

Für Testzwecke kann auch beim Starten des Dienstes eine sofortige Synchronisation gestartet werden. Dies geschieht mittels dem Startparamter -t.

Achtung Bei der Verwendung des Startparamters -t sollte die Anzahl der Synchronisationsfelder begrenzt werden.

startservice

Achtung Nach Bearbeitung der Konfiguration ist es empfohlen den dvs.ObjectSync-Dienst neu zu starten.