Link2Mail - Administartorhandbuch

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagement-System auf die speziellen Anforderungen des dvs.Link2Mail anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Installation und Konfiguration des dvs.Link2Mail erforderlich sind.

Das Anwenderhandbuch finden Sie hier.

Über dieses Handbuch

In diesem Kapitel möchten wir Sie mit dem Ziel und dem Zweck dieses Handbuches vertraut machen. Hier finden Sie Informationen über das Konzept des Aufbaus dieses Handbuches. Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Einrichtung des* dvs.Link2Mail*. Die Installation sowie die Konfiguration des dvs.Link2Mail können sich, je nach verwendeter Softwareversion, im Ablauf leicht unterscheiden. Das prinzipielle Vorgehen ist aber unabhängig von der Version. Die Verfahren und Beispiele, die in diesem Handbuch dargestellt sind, gehen davon aus, dass Sie mit einem aktuellen Windows Betriebssystem arbeiten. Manche Vorgehensweisen können hiervon abweichen.

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuches finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen. Mit * markierte Kapitel oder Bedienelemente müssen nicht zwangsläufig in sämtlichen Installationen sichtbar sein. Die Sichtbarkeit kann zusätzlich von den Berechtigungen des einzelnen Benutzers abhängen.

Achtung

Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.

Info

Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

Produktbeschreibung

Mit dem Outlook Add-In Link2Mail können Sie bereits archivierte E-Mails bequem aus Outlook heraus in vorhandene Arbeitsmappenelemente Ihres docuvita-Systems verknüpfen. Der jeweilige Verknüpfungsstatus kann im Outlook Explorer angezeigt werden.

Eine Archivierung von E-Mails ins docuvita findet nicht statt. Für eine automatische Archivierung der Mails können Sie u.a. den EMailArchiver verwenden. Alternativ steht Ihnen auch das bereits vorhandene docuvita Add-In zur Verfügung.

Systemvorrausetzungen

Um mit dem dvs.Link2Mail arbeiten zu können, benötigen Sie ein bereits vorhandenes docuvita DMS.

  • Windows 10 (32-bit oder 64-bit)
  • Outlook 2013, 2016 oder 2019
  • docuvita 2.0.9xx oder neuer
  • .NET Framework 4.6 oder höher
  • Microsoft Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime
  • Eine freie docuvita Zugriffslizenz
  • Eine Internetverbindung für die Aktivierung und regelmäßige Validierung der Lizenz

Microsoft Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime und das .NET Framework können bei Bedarf mit dem Setuptool dvs.Link2Mail.Prerequisits.exe installiert werden. Dieses finden Sie nach erfolgreicher Installation im Installationspfad unter Add-In.

Installation

Dieses Kapitel enthält die notwendigen Informationen, die zu erfolgreicher Installation und zum Update des dvs.Link2Mail durchzuführen sind.

Adminrechte

Für die Installation des dvs.Link2Mail sind Administratorrechte notwendig.

Starten Sie die Datei dvs.Link2Mail xx.x.xx.msi

Im nachfolgenden Schritt erscheint ein Fenster Klicken Sie auf Weiter, um mit der Installation zu beginnen.

installtionStart

Lesen Sie sich die Lizenzvereinbarung durch und bestätigen Sie diese.

installtionLicenseAgreement

Lizenzvertrag

Den aktuell gültigen Lizenzvertrag finden Sie nach der Installation zusätzlich im Installationsordner. Standardpfad: C:\Program Files (x86)\docuvita\dvs.Link2Mail\dvs.Link2Mail - Eula.pdf)

Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Lizenzschlüssel gefragt.

installtaionLicenseKey

Lizenzdatei

Nach erfolgreicher Installation muss die Lizenzdatei noch direkt in das Installationsverzeichnis abgelegt werden.

Im folgenden Schritt haben Sie die Möglichkeit den Ablageort für die Log-Dateien anzupassen.

installLogPath

Im darauf folgenden Fenster können Sie den Installationsordner auswählen.

installFolder

Anschließend kann die Installation gestartet werden, in dem Sie auf Installieren klicken.

installStart

Bei einer erfolgreichen Installation erscheint abschließend folgendes Fenster.

installFinished

dvs.Link2Mail ist eine Erweiterung für Outlook und muss deshalb noch in Outlook registriert werden. Hierzu wechseln Sie in das Installationsverzeichnis und dort in den Unterordner Add-In.

Outlook schließen

Vor der Registrierung des Outlook Add-In sollten Sie Ihr Outlook schließen.

installAddIn

Starten Sie dort die Datei dvs.LinkInMail.Outlook.vsto mit einem Doppelklick.

installAddInStart

Nach erfolgreicher Anpassung von Outlook erscheint folgendes Fenster.

installAddInFinished

Standardinstallationspfad

Der Standardpfad lautet: C:\Program Files (x86)\docuvita\dvs.Link2Mail

Konfiguration Link2Mail *

Das folgende Kapitel beschreibt, wie die Konfiguration des dvs.Link2Mail angepasst werden kann. Die Konfiguration kann direkt über die Benutzeroberfläche erfolgen.

Adminstartorrechte

Für die Konfiguration des dvs.Link2Mail sind Administratorrechte notwendig.

Öffnen der Konfiguration

Im ersten Schritt starten Sie das Outlook Add-In Link2Mail. Dies geht über den Menüpunkt docuvita in der Outlook Ribbon Bar. Hier wählen Sie dann den Eintrag Verknüpfen aus.

Sollte bei Ihnen der Menüpunkt docuvita und/oder die Gruppe E-Mail nicht vorhanden sein, so finden Sie hier eine Anleitung zur Bearbeitung des Menübandes.

Alternativ können Sie den Konfigurator auch direkt aus dem Installationsverzeichnis starten (dvs.Link2Mail.exe).

docuvitamenu

Wechseln Sie im Pop-up Fenster auf Einstellungen.

popup

Schaltfläche Beschreibung
Datstellung Hier können Sie das Fensterdesign anpassen.
Bearbeiten Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie in die Konfigurationseinstellungen.
Import Mit dieser Schaltfläche können Sie eine Konfiguration importieren.
Export Mit dieser Schaltfläche können Sie Ihre Konfiguration exportieren.
Alle Spalten anzeigen Hier haben Sie Möglichkeit alle Spalten in der Ansicht anzuzeigen.

Benutzername und Passwort

Benutzername und Passwort werden immer im Benutzerkontext abgespeichert.

Dies bedeutet, auch wenn Sie die Konfiguration von einem Arbeitsplatz exportieren und an einem anderen importieren, müssen Sie den Benutzername und das Passwort neu eingetragen.

Bearbeiten der Konfiguration *

Mit der Schaltfläche Bearbeiten können Sie die Konfiguration öffnen

configurator

Schaltfläche Beschreibung Speicherort
docuvita Serveradresse Hier tragen Sie die URL Ihres docuvita-Servers ein. z.B. https://h02.docuvita.online/alias/services zentral
Mandantennummer Sollten Sie mehrere Mandaten verwenden, dann können Sie hier die Mandantennummer enstprechend eintragen. zentral
Benutzername Der docuvita-Benutzername, mit dem die Verknüpfung erstellt werden soll. Benutzerkontext
Passwort Das zum angegebenen docuvita-Benutzer gehörende Passwort. Benutzerkontext
Domäne Bei Verwendung einer Windows-Anmeldung in docuvita, müssen Sie hier die Domäne eintragen. Benutzerkontext
Single Sign On? Wenn diese Option gesetzt ist, wird eine direkte Anmeldung in docuvita versucht. Benutzername und Passwort sind dann nicht notwendig. Benutzerkontext
Authentication Module Tragen Sie hier die ID des zu verwendenden Anmeldeproviders ein. Benutzerkontext
API GUID Zur Überprüfung auf vorhandene Verknüpfungen kann eine API GUID hinterlegt werden. zentral
Name des Zielordners Unterhalb dieses Ordners werden die Verknüpfungen erstellt. Wenn dieser Ordner in der Arbeitsmappe nicht vorhanden ist, werden die E-Mails direkt in die Arbeitsmappe verknüpft. zentral
Objekttyp ID E-Mail Hier tragen Sie die Objektyp ID des Objekttyps E-Mail ein. zentral
Objekttyp ID Zielordner Hier tragen Sie die Objektyp ID des Objekttyps Ordner ein. zentral

Benutzereinstellung

Sowohl die Suche nach den E-Mails als auch nach dem Arbeitsmappenelementen erfolgt mit dem in der Konfiguration eingetragenen Benutzer.

Über die Schaltfläche Abspeichern und Schließen speichern Sie die aktuellen Eingaben ab. Mit der ESC Taste oder der Schaltfläche Schließen oben rechts kann der Konfigurator geschlossen werden. Hierbei erfolgt keine Speicherung der aktuellen Eingaben.

Zentrale Konfiguration

Zum Abspeichern der zentralen Konfigurationswerte, muss der aktuelle Windows-Benutzer lokale Administratorrechte haben.

Konfiguration Outlook *

Anpassen des Menübandes

Sollte der Reiter docuvita und/oder der Menüeintrag E-Mail bei Ihnen im Outlook nicht vorhanden sein, so kann dies über die Menübandanpassung in Outlook erfolgen.

Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Menüband und wählen die Option Menüband anpassen aus. Bei den Befehlen wählen Sie Alle Befehle aus und suchen dann nach den Einträgen Verknüpfen, Verknüpft? und Verknüpfung prüfen. Diese drei Menüpunke können Sie in die gewünschte Hauptregisterkarte verschieben.

outlookmenu

Direkt bei der E-Mail Übersicht von Outlook kann angezeigt werden, ob eine E-Mail bereits verknüpft ist.

showcolumn

Diese Information ist standardmäßig jedoch nicht sichtbar. Um sie zu aktivieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste die Spaltenüberschrift Betreff in der Outlook E-Mail Übersicht. im geöffneten Kontextmenü klicken Sie auf Ansichtseinstellungen.

viewoptions.png

Im nächsten Menü klicken Sie auf Spalten.

columns.png

Im nachfolgenden Drop-Down Menü klicken Sie auf Benutzer-Posteingangsfeld.

userinbox

Markieren Sie nun dv-Link und klicken Sie auf Hinzufügen, anschließend auf OK.

dvlink

Nun erscheint in der Outlook E-Mail Übersicht eine neue Spalte mit der Überschrift DV-LINK.

dvlinkon