dvs.Link2Mail

Administrationshandbuch - Version 18.9

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Über dieses Handbuch

Dieses Handbuch richtet sich an Administratoren der Outlook Erweiterung Link2Mail.

Produktbeschreibung

Mit dem Outlook AddIn Link2Mail können Sie bereits archivierte EMails in vorhandenen Arbeitsmappen Elemente Ihres docuvitas verknüpfen. Diese können Sie bequem aus Outlook herraus durchführen. Des weiteren kann der Verküpfungsstatus im Outlook Explorer angeszeigt werden.

FAQs

Bitte beachten Sie auch die aktuellen FAQs in unserem wiki Portal. Hier werden ggf. noch nicht in dieser Anleitung behandelte Themen und neue Funktionen stets aktuell beschrieben. Außerdem finden Sie dort weitere Beispiele aus der Praxis.

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuches finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen. Mit * markierte Kapitel oder Bedienelemente müssen nicht zwangsläufig in sämtlichen Installationen sichtbar sein. Die Sichtbarkeit kann zusätzlich von den Berechtigungen des einzelnen Benutzers abhängen.

Symbol Beschreibung
Hinweise in dieser Kategorie beinhalten Hilfreiche Tipps
Diese Punkte sollten Sie unbedingt beachten

Systemvorrausetzungen

Die Outlook Erweiterung Link2Mail benötigt zur Ausführung die folgenden Vorraussetzungen:

  • Betriebssysteme:
    • Windows 8, 8.1 (x86, x64)
    • Windows 10 (x86, x64)
  • .NET Framework 4.6 oder höher (Setuptool dvs.Link2Mail.Prerequisits.exe in im Ordner \AddIn)
  • Microsoft Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime (x86 und x64) (Setuptool dvs.Link2Mail.Prerequisits.exe in im Ordner \AddIn)
  • Outlook 2013 oder 2016
  • vorhandenes docuvita DMS 2.0.9xx oder höher
  • eine freie docuvita Zugriffslizenz
  • ca. 200 MB für die Installation
  • Eine Internetverbindung für die Aktivierung und Validierung der Lizenz

Installation

Dieses Kapitel enthält die notwendigen Informationen die zu erfolgreicher Installation und Update des dvs.Link2Mail durchzuführen sind.

Achtung Für die Installation sowie das Update benötigen Sie lokale Administrationsrechte.
Frage Die aktuell Freigegeben Version finden Sie hier
Frage Schließen Sie vor dem Update alle offenen Instanzen von Outlook.
  1. Starten Sie die dvs.Link2Mail 18.x.xx.msi Datei.

  2. Klicken Sie auf "Weiter" um mit der Installation zu beginnen.

installtionStart

  1. Lesen Sie sich die Lizenzvereinbarung durch und bestätigen Sie diese.

installtionLicenseAgreement

Frage Den aktuell gültigen Lizenzvertrag finden Sie nach der Installation zusätzlich im Installsordner. Standardpfad: C:\Program Files (x86)\docuvita\dvs.Link2Mail\dvs.Link2Mail - Eula.pdf)
  1. Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Lizenzschlüssel gefragt.

installtaionLicenseKey

  1. Im folgenden Schritt haben Sie die Möglichkeit den Ablageort für die Log-Dateien anzupassen.

installLogPath

  1. Als nächstes haben Sie die Möglichkeit den Installationsordner anzupassen.

installFolder

  1. Danach erscheint ein Fenster, mit dem die Installation gestartet werden kann.

installStart

  1. Bei einer erfolgreichen Installation erscheint abschließend folgendes Fenster

installFinished

  1. Abschließend muss noch die Erweiterung in Outlook registiert werden. Hierzu wechseln Sie in das Installationsverzeichnis (Standardpfad: C:\Program Files (x86)\docuvita\dvs.Link2Mail) und dort in den Unterordner AddIn.

installAddIn

  1. Starten Sie dort die Datei dvs.LinkInMail.Outlook.vsto mit einem Doppelklick.

installAddInStart

  1. Nach erfolgreicher Anpassung von Outlook erscheint folgendes Fenster.

installAddInFinished

  1. Abschließend müssen Sie die Lizenzdatei noch in das Installationsverzeichnis kopieren.

  2. Die Installation von dvs.Link2Mail ist abgeschlossen. Wie Sie die Anwendung konfigurieren können finden Sie hier.


Achtung Nach erfolgreicher Installation muss die Lizenzdatei noch direkt ins Installverzeichnis abgelegt werden. Standardpfad: C:\Program Files (x86)\docuvita\dvs.Link2Mail)
Frage Die Installation kann nur mit erhöhten Rechten durchgeführt werden.

Konfiguration

Nachfolgend die Beschreibung wie die Konfiguration angepasst werden kann.
Die Konfiguration des Outlook AddIns Link2Mail kann direkt über die Oberfläche erfolgen.

Öffnen der Konfiguration *

  1. Im ersten Schritt starten Sie das Outlook AddIn Link2Mail. Diese geht über den Menüpunkt docuvita in der Outlook Ribbonbar. Hier wählen Sie dann den Eintrag Verknüpfen aus. Sollte dieser Punkt nicht in der Menübar auftauchen finden sie hier Hilfe. Alternativ können Sie den Konfigurator auch direkt aus dem Installationsverzeichnis starten dvs.Link2Mail.exe.
    openaddin

  2. Wechseln Sie im PopUp Fenster in den Menüpunkt Einstellungen
    menuesetup

Schlatfläche Beschreibung
Darstellung Hier haben Sie die Möglichkeit, das Fenster-Design anzupassen
Barbeiten Hier besteht die Möglichkeit die Konfiguration zu bearbeiten
Import Mit dieser Schalfäche kann die Konfiguration importiert werden
Export Mit dieser Schalfäche kann die Konfiguration exportiert werden
Alle Spalten anzeigen Hier haben Sie Möglichkeit allte Spalten in der Ansicht anzuzeigen.
Die Schaltflächen Bearbeit, Import und Export werden nur docuvita-Administratoren zur Verfügung gestellt.
  1. Mit der Schaltfläche Bearbeiten können Sie die Konfiguration öffnen
    openconfiguration
Mit der Import bzw. Export Funktion kann die Konfiguration exportiert und an einem weiteren Arbeitsplatz imporitert werden.
Der Benutzername und das Passwort werden immer im Benutzer Kontext abgespeichert.

Bearbeiten der Konfiguration *

Wenn Sie wie oben beschrieben die Konfiguration erfolgreich geöffnet haben können Sie diese mit dem grafischen Editor bearbeiten.
configurationwindow

Wert Beschreibung
docuvita Serveradresse Hier tragen Sie die URL Ihres docuvita Servers ein. Der Eintrag erfolgt ohne die Ergänzung /web
Mandantennummer Sollten Sie mehrere Mandaten/System verwenden dann können Sie hier die Mandatennummer eintragen
Benutzername Der docuvita Benutzername mit dem die Verknüpfung erstellt werden soll
Passwort Das zum angegebenen docuvita Benutzer gehörende Passwort
Domäne Solten sie eine Windows Anmeldung in docuvita verwenden müssen Sie hier die Domäne eintragen
Single Sign On? Wenn diese Option gesetzt ist, dann wird eine direkte Anmeldung in docuvita versuchte. Benutzername und Passwort sind dann nicht notwendig.
API GUID Zur Überprüfung auf vorhande Verküpfungen kann ein API GUID hinterleget werden.
Authentication Module Tragen Sie hier die ID des zu verwendenden Anmeldeprovider ein
Name des Zielordners Unterhalb dieses Ordners werden die Verknüpfungen erstellt. Wenn dieser Ordner nicht vorhanden ist werden die E-Mails direkt in die Arbeitsmappe verknüpft.
Objekttyp ID E-Mail Hier tragen Sie die Objektyp ID aus docuvita des E-Mail Objekttypes ein
Objekttyp ID Zielordner Hier tragen Sie die Objektyp ID aus docuvita des Ordner Objekttypes ein



Sowohl die Suche nach dem EMails als auch nach dem Arbeitsmappenelementen erfolgt mit dem in der Konfiguration eingetragenen Benutzer

Abspeichern und Schließen der Konfiguration

Über die Schaltfläche Abspeichern und Schließen speichern Sie die aktuellen Eingaben ab.
Mit der ESC Taste oder des Schließen Schaltfläche oben Rechts kann der Konfigurator geschlossen werden. Hierbei erfolgt keine Speicherung der aktuellen Eingaben.

Um die Konfiguration zu Speichern muss der aktuelle Windows Benutzer lokale Administrator Rechte in Windows haben.

Anpassen des Menübandes

Sollte der Reiter docuvita bei Ihnen im Outlook nicht vorhanden sein, so kann dies über die Menüband Anpassung im Outlook erfolgen. Hierzu klicken Sie mit der Rechten Maustaste in das Menüband und wählen die Option Menüband anpassen aus.
Bei den Befehlen wählen Sie Alle Befehle aus und suchen dann nach den Einträgen Verknüpfen, Verknüpft? und Verknüpfung prüfen. Diese drei Menüpunke können Sie in der gewünschten Hauptregisterkarte verschieben.

customizeribbonbar

Bedienung

  1. Öffnen Sie Ihr Outlook und klicken Sie auf den Menüreiter docuvita.

bedienung1

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfen, dann erscheint folgendes Fenster

bedienung2

  1. Um E-Mails zu verknüpfen, markieren Sie die E-Mails im Outlook, dann klicken Sie auf die Schaltfläche verknüpfen.

bedienung3

  1. Die von Ihnen ausgewählten E-Mails werden dann im Fenster vom 2. Schritt angezeigt.

bedienung4

Die Option Ergebnissliste ergänzen führt dazu, dass die Ergebnissliste bei einer neuen Suche ergäntzt und nicht überschrieben wird
  1. Setzen Sie das Häckchen bei den E-Mails ein, die Sie verknüpfen wollen
  2. In das Suchfeld mit dem Filter-Icon sehen Sie Ihre Arbeitsmappenelemente. Klicken in das Feld und Wählen Sie die entsprechende Arbeitsappe aus.
  3. In das Suchfeld mit dem Fernglas-Icon können Sie nach Kundenakten in dieser Arbeitsmappe suchen. Tragen Sie den Namen des Kunden ein und drücken Sie die ENTER-Taste.
  4. Wenn die Suche erfolgreich ist, erscheint die Kundenakte in der Arbeitsmappentabelle.
  5. Setzen Sie das Häckchen bei der Kundenakte ein und klicken Sie auf den Button verknüpfen

bedienung5

  1. Bei erfolgreicher Verknüpfung wird die E-Mail grün hinterlegt, ansonsten wird sie rot hinterlegt.

bedienung6

Wenn die E-Mail rot hinterlegt ist,
* ist entweder die E-Mail nicht im docuvita vorhanden
* oder Ihnen fehlen die Berechtigungen die E-Mail zu verknüpfen