G Suite docuvita Archive - Administratorhandbuch

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagement-System auf die speziellen Anforderungen des Add-Ons docuvita Archive anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Installation und Konfiguration des docuvita Archive Add-Ons erforderlich sind.

Das Anwenderhandbuch finden Sie hier.

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuches finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen. Mit * markierte Kapitel oder Bedienelemente müssen nicht zwangsläufig in sämtlichen Installationen sichtbar sein. Die Sichtbarkeit kann zusätzlich von den Berechtigungen des einzelnen Benutzers abhängen.

Achtung

Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.

Info

Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

Produktbeschreibung

Mit docuvita Archive ist es möglich, in Google Docs, -Sheets und -Slides erstellte Dokumente, Tabellen und Präsentationen in docuvita zu archivieren. Das Dokument wird dazu automatisch in das PDF-Format konvertiert und danach ohne Umweg direkt in docuvita archiviert. Darüber hinaus kann das Dokument direkt aus dem Google-Webinterface in docuvita geöffnet werden. Über einen Link ist es möglich, das archivierte Dokument direkt aus docuvita heraus in der entsprechenden Google-Anwendung zu öffnen, zu bearbeiten und als neue Version zu archivieren.

Systemvoraussetzungen

Um mit dem Add-On docuvita Archive arbeiten zu können, benötigen Sie ein bereits vorhandenes docuvita oder docuvita-online DMS. Weitere Voraussetzungen sind:

  • einen Google-Account
  • einen API-Zugang im docuvita (API-Authentifizierung)
  • eine freie docuvita Zugriffslizenz
  • eine bestehende Internetverbindung

Zugriff von außen

docuvita muss über das Internet erreichbar sein.

Installation

Dieser Abschnitt beschreibt die Installation des Add-Ons für Google Docs.

Google Sheets und Google Slides

Sie müssen das Add-On für Google Sheets und Google Slides separat installieren. Die Vorgehensweise ist aber exakt gleich.

Öffnen Sie Google Docs und erstellen ein neues Dokument oder öffnen Sie ein bereits vorhandenes Dokument.

newdoc

Öffnen Sie in der Google Docs Menüleiste den Reiter Add-ons und klicken Sie auf Add-ons aufrufen.

addon

Nun öffnet sich der Google Marketplace.

In das Suchfeld oben rechts geben Sie docuvita Archive ein und bestätigen die Eingabe mit Enter.

marktplace.png

Installieren Sie das Add-On durch einen Klick auf + Kostenlos.

Im nächsten Schritt wählen Sie das gewünschte Google-Konto aus.

account.png

Bestätigen Sie die angeforderten Berechtigungen.

acceptterms.png

Nachdem das Add-On erfolgreich installiert wurde, erscheint es im Menüpunkt Add-ons unter docuvita Archive in der Google Docs Menüleiste.

menu.png

docuvita Konfiguration

Erstellen Google Auth-Token (API-KEY)

Für die Kommunikation zwischen dem Google Add-On und docuvita wird ein docuvita Benutzer mit dem Anmeldeprovider API verwendet. Das benötigte Passwort wird verschlüsselt in den Einstellungen des Google Add-Ons abgespeichert. Um in docuvita an des verschlüsselte Passwort zu kommen muss nachfolgende Einstellungen (einmalig) vorgenommen werden.

Fügen Sie ein zusätzliches Feld beim Objekttyp Benutzer hinzu.

adduser.png

Feldname

Bei docuvita online muss der technische Feldname GooglePasswort lauten.

Bei dem API-Benutzer kann nun in dem neuerstellten Feld der benötigen Google Auth-Token gefunden werden.

googlepassword.png

Anlegen eines Objekttyps für Google Dokumente (Optional)

Erstellen Sie in docuvita einen neuen Objekttyp der Art Dokument. Exemplarische Einstellungen können Sie dem Screenshot unten entnehmen.

objecttype.png

Der Haken bei Google Dokumente im Menüpunkt Konfiguration der Ablagehierachie setzt voraus, dass ein Objekttyp Google Dokumente angelegt wurde. Andernfalls kann hier den Anforderungen entsprechend eine andere Konfiguration benutzt werden.

Anschließend konfigurieren Sie die Felder des Objekttyps wie folgt:

  • das Standardfeld OBJ_MAILFROM weisen Sie der Kategorie Google zu.
  • das Standardfeld OBJ_MAILSUBJECT weisen Sie ebenfalls der Kategorie Google zu.

Fügen Sie nun ein neues Feld mit folgenden Einstellungen hinzu:

objecttypeoptions.png

Abschließend fügen Sie dem Feld OBJ_MAILSUBJECT bei der automatischen Feldberechnung noch den Ausdruck

1
<a href="@@Me('SHAREDLINK')@@" target="_blank">hier klicken</a>

hinzu und setzen die Option für die Feldberechnung wie folgt:

fieldoptions.png

Option Mehrzeiig

Wenn der Link direkt aus dem PropertyGrid geöffnet werden soll, dann muss bei dem Feld die Option Mehrzeilig gesetzt sein.

ID des neu erstellten Objekttyps notieren

Notieren Sie sich die ID des neu erstellten Objekttyps, Sie benötigen diese ID in der Add-On Konfiguration.

Regeln und Rechte für den Objekttyp

Vergewissern Sie sich, dass Sie für den neuen Objekttyp entsprechende Regeln und Rechte erstellt bzw. vergeben haben.

Sie können die Dokumente aus Google Docs auch mit einem anderen Objekttyp archivieren. Beachten Sie aber, dass dieser Objekttyp kein weiteres Pflichtfeld außer OBJ_NAME besitzen darf.

Konfiguration Add-On

Klicken Sie nach der erfolgreichen Installation des Add-Ons auf die Schaltfläche docuvita Archive und anschließend auf Archivieren.

archive.png

Nun öffnet sich in der Seitenleiste folgendes Fenster:

archivegui.png

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen von docuvita Archive anzupassen oder zu ändern. In der Seitenleiste öffnet sich nun der Einstellungsdialog:

guifields.png

Feld Beschreibung
API-Key Hier tragen Sie den API-Key Ihres docuvita API-Benutzers ein. Hier finden Sie die Anleitung zum Erstellen.
Benutzername Hier tragen Sie Ihren docuvita-Benutzernamen ein.
Passwort Hier tragen Sie Ihr docuvita-Passwort zum oben genannten Benutzer ein.
Parent-ID (optional) Hier tragen Sie die gewünschte Parent-ID ein.
ObjectTyp-ID Hier tragen Sie die die ID des Objekttyps Google Dokument, das Sie hier erstellt haben.
Server-URL Hier tragen Sie die URL ein, unter der Ihr docuvita oder docuvita-online DMS erreichbar ist.
Beispiel: https://h02.docuvita.online/<Ihr Alias>/services

Standardablage

Wenn Sie das Feld Parent-ID leer lassen, werden die von docuvita Archive archivierten Dokumente unter Favoriten im jeweils eingetragenen Benutzer abgelegt.

userfavorite.png