EMailArchiver Online

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagement-System auf die speziellen Anforderungen zur Konfiguration des EMailArchiver Online anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Konfiguration des EMailArchiver Online erforderlich sind.

Über dieses Handbuch

In diesem Kapitel möchten wir Sie mit dem Ziel und Zweck dieses Handbuches vertraut machen. Hier finden Sie Informationen über das Konzept des Aufbaus dieses Handbuches. Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Konfiguration des EMailArchiver Online.

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuches finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen.

Achtung

Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.

Info

Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

E-Mail Archivierung mit docuvita DMS

Das docuvita DMS stellt alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, um eine revisionssichere E-Mail Archivierung im Unternehmen einführen zu können. Um eingehende Nachrichten vor Manipulation zu schützen, werden sie bereits archiviert, bevor sie den Nutzer erreichen. Zudem steuert ein Berechtigungssystem den Zugriff auf die Daten und eine Zugriffsprotokollierung ermöglicht die Kontrolle der Datennutzung. Durch die Archivierung im docuvita DMS kann vor allem gewährleistet werden, dass E-Mails in ihrem betrieblichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten an einem Ort zur Verfügung stehen.

Die Ablage in individuellen bzw. branchenspezifischen Aktenstrukturen und das schnelle Wiederauffinden von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen (Brief, Fax, E-Mail, etc.) erleichtert die Informationsgewinnung entscheidend. Archivierte E-Mails lassen sich ebenfalls in automatisierte Wiedervorlagen und Workflows einbetten. Damit stehen sämtliche Informationen bei der digitalen Bearbeitung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse zur Verfügung.

Systemvoraussetzungen

  • docuvita online oder ein von außen erreichbares docuvita-System
  • Postfach mit IMAP-Zugriff
  • API-Benutzer
  • Eine freie Zugriffslizenz

Konfiguration

Für die Konfiguration des EMailArchiver Online steht Ihnen ein Weboberfläche zur Verfügung.

Anmeldung

Für die Anmeldung am System rufen Sie die von uns zur Verfügung gestellte URL auf. Diese erhalten Sie per E-Mail.

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https://emailarchiver.docuvita.online/IhrAlias/

login

Feld Beschreibung
Benutzername Ihr docuvita-Benutzer auf dem angegebenen docuvita-System
Passwort Das Passwort für den ausgewählten docuvita-Benutzer.
docuvita Server URL URL zu Ihrem docuvita-online-System

Benutzer

Der angegebene Benutzer muss über Administratorrechte auf dem docuvita-System verfügen.

docuvita Server URL

Tragen Sie hier die URL Ihres Systems ein (ohne das /web am Ende).

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 https://h02.docuvita.online/IhrAlias/services/

Startseite

Nach einer erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie auf folgende Seite:

emptyhomepage

Damit der EMailArchiver E-Mails in Ihrem docuvita archivieren kann, muss die Anwendung konfiguriert werden. Hierfür klicken Sie auf den Button Jetzt konfigurieren. Auf die Konfigurationsseite gelangen Sie auch über den Menüreiter Konfiguration.

docuvita-Konfiguration

Unter Konfiguration befindet sich die docuvita-Konfiguration.

Standard Konfiguration

Der EMailArchiver online ist für ihr docuvita-online-System bereits vorkonfiguriert. Alles was Sie noch erledigen müssen, ist die Anlage eines API-Benutzers. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

docuvitaconfig

Feld Beschreibung
Server URL URL zu Ihrem docuvita-System, diese wird aus Ihrer Anmeldung übernommen.
API Guid API-Guid des API-Benutzers in docuvita
Mandanten Nr. Die Mandantennummer Ihres docuvita-Systems. In der Regel 1
E-Mail Objekttyp-ID Objekttyp-ID des E-Mail-Objektes in docuvita
E-Mail Ordner Objekttyp-ID Objekttyp-ID des E-Mail-Ordner-Objektes in docuvita
Archivordner Objekt-ID ID des Archivordners im docuvita
Archivierungsintervall (Minuten) Archivierungsintervall in Minuten. Der kleinstmögliche Wert beträgt 1.
Benutzer E-Mail-Adresse Feld-ID ID des Feldes E-Mail-Adressen (Archivierung). Dieses Feld wird für die Archivierung verwendet.
Benutzer E-Mail-Adresse Feld-ID ID des Feldes E-Mail-Adressen (Archivierung). Dieses Feld wird für die Archivierung verwendet.
Zugriffsrecht Zugriffsrecht auf die archivierten E-Mails

Postfachkonfiguration

Um ein Postfach hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Postfach hinzufügen. Hier kommen Sie auf folgende Seite:

addpostbox

Postfach hinzufügen

Feld Beschreibung
IMAP Server Der Mail-Server, in dem sich Ihr Postfach befindet.
IMAP Port Der Port, über den Ihr Mail-Provider erreichbar ist.
IMAP Benutzer Die E-Mail-Adresse, die archiviert werden soll.
IMAP Passwort Passwort für den angegebenen IMAP-Benutzer
Sichere Verbindung (SSL) Setzen Sie den Haken, wenn eine sichere Verbindung zum Mail-Server aufgebaut werden soll.
Journal Postfach Setzen Sie den Haken, wenn Sie über ein Journal-Postfach verfügen .
Postfach Ordner Der Ordner in Ihrem Postfach, der abgeholt werden soll. Achten Sie hier auf die Groß- und Kleinschreibung und tragen Sie die Namen der Ordner genauso ein, wie sie in Ihrem Postfach heißen. Mehrere Ordner können kommagetrennt (,) angegeben werden.
Nicht zu archivierende Unterordner Unterordner unter dem Postfach-Ordner, die nicht archiviert werden sollen. Z.B INBOX/TEST. Hier werden alle Unterordner außer INBOX/TEST archiviert. Mehrere Unterordner können kommagetrennt angegeben werden z.B INBOX/TEST,INBOX/Spam. Bitte beachten Sie, dass das Feld erst dann berücksichtigt wird, wenn der Haken bei Unterordner miteinbeziehen gesetzt ist.
Nur ungelesene E-Mails archivieren Setzen Sie das Häkchen, wenn nur ungelesene E-Mails archiviert werden sollen.
E-Mails nach Archivierung löschen Setzen Sie das Häkchen, wenn E-Mails nach dem Archivierungsvorgang aus Ihrem Postfach gelöscht werden sollen.
Blacklist E-Mails vom IMAP-Server löschen Wenn unerwünschte (Blacklist-) E-Mails gefunden werden, haben Sie die Möglichkeit, diese vom IMAP-Server zu löschen. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, werden diese E-Mails nicht archiviert, sie bleiben jedoch in ihrem Postfach liegen.
Blacklist Betreff Hier haben Sie die Möglichkeit, Betreffszeilen zu defineren, die standardmäßig auf der Blacklist landen sollen. Dies erfolgt durch Reguläre Ausdrücke. Mehrere Reguläre Ausdrücke können mit Zeilenumbruch angegeben werden.
Blacklist Absender Hier haben Sie die Möglichkeit, Blacklist-Absender zu defineren. Dies erfolgt durch Reguläre Ausdrücke. Mehrere Reguläre Ausdrücke können mit Zeilenumbruch angegben werden.
Blacklist Empfänger Hier haben Sie die Möglichkeit, Blacklist-Empfänger zu defineren. Dies erfolgt durch Reguläre Ausdrücke. Mehrere Reguläre Ausdrücke können mit Zeilenumbruch angegeben werden.
Start Workflow Hier haben Sie die Möglichleit, Workflows auf E-Mails nach dem Archivierungsvorgang zu starten. Hierfür müssen Sie den internen Namen des Workflows angeben. Mehrere Workflows können kommagetrennt angegeben werden.

Anhänge verarbeiten

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit an, Anhänge aus E-Mails zu extrahieren und diese separat zu archivieren.

Feld Beschreibung
Anhänge extrahieren Setzten Sie den Haken, wenn Anhänge extrahiert und separat archiviert werden sollen.
Nur Anhänge verarbeiten Hier werden nur die Anhänge archiviert. Bitte beachten Sie, dass mit dieser Option keine E-Mails archiviert werden.
Start Workflow Hier haben Sie die Möglichleit, Workflows auf den E-Mail Anhängen nach dem Archivierungsvorgang zu starten. Hierfür mnüssen Sie den internen Namen eines Workflows angeben. Mehrere Workflows können kommagetrennt angegeben werden.
Nur Dateien mit folgendem Suchmuster verarbeiten Hier können Sie mittels Regulärer Ausdrücke festlegen, welche Dateianhänge verarbeitet werden sollen. Mehrere Reguläre Ausdrücke können mit Zeilenumbruch angegben werden. Z.B pdf$ hier werden nur Dateien verarbeitet, die mit pdf enden.
Workflow Startparameter Hier haben Sie die Möglichkeit, Workflowparameter als JSON-String anzugeben. Mehrere Workflows mit Startparameter können angegeben werden.

Beispiel Workflow Startparameter

Ein Workflow mit Startparameter

workflowstartparameter

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    {
    "WorkflowName": "Workflow1",
    "WorkflowValues": [
            {
            "FieldId": 1,
            "FieldName": "Feld1",
            "FieldValueString": "Wert1"
            }
        ]
    }

Mehrere Workflows mit Startparameter

workflowsstartparameter

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    [
        {
            "WorkflowName": "Workflow1",
            "WorkflowValues": [
                {
                    "FieldId": 1,
                    "FieldName": "Feld1",
                    "FieldValueString": "Wert1"
                },
                {
                    "FieldId": 2,
                    "FieldName": "Feld2",
                    "FieldValueString": "Wert2"
                }
            ]
        },
        {
        "WorkflowName": "Workflow2",
        "WorkflowValues": [
                {
                    "FieldId": 1,
                    "FieldName": "Feld1",
                    "FieldValueString": "Wert1"
                },
                {
                    "FieldId": 2,
                    "FieldName": "Feld2",
                    "FieldValueString": "Wert2"
                }
            ]
        }
    ]