EMailArchiver

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagement-System auf die speziellen Anforderungen zur Installation des EMailArchiver anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Installation und Konfiguration des EMailArchiver erforderlich sind.

Über dieses Handbuch

In diesem Kapitel möchten wir Sie mit Ziel und Zweck dieses Handbuches vertraut machen. Hier finden Sie Informationen über das Konzept des Aufbaus dieses Handbuches. Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Einrichtung des EMailArchiver. Die Installation sowie die Konfiguration des EMailArchiver können sich, je nach verwendeten docuvita System, im Ablauf leicht unterscheiden. Das prinzipielle Vorgehen ist aber unabhängig von der verwendeten docuvita Version. Die Verfahren und Beispiele, die in diesem Handbuch dargestellt sind, gehen davon aus, dass Sie mit einem aktuellen Windows Betriebssystem und einem aktuellen Browser arbeiten. Manche Vorgehensweisen können von diesem Handbuch abweichen.

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuches finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen. Mit * markierte Kapitel oder Bedienelemente müssen nicht zwangsläufig in sämtlichen Installationen sichtbar sein. Die Sichtbarkeit kann zusätzlich von den Berechtigungen des einzelnen Benutzers abhängen.

Achtung

Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.

Info

Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

E-Mail Archivierung mit docuvita DMS

Das docuvita DMS stellt alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, um eine revisionssichere E-Mail Archivierung im Unternehmen einführen zu können. Um eingehende Nachrichten vor Manipulation zu schützen, werden sie bereits archiviert, bevor sie den Nutzer erreichen. Zudem steuert ein Berechtigungssystem den Zugriff auf die Daten und eine Zugriffsprotokollierung ermöglicht die Kontrolle der Datennutzung. Durch die Archivierung im docuvita DMS kann vor allem gewährleistet werden, dass E-Mails in ihrem betrieblichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten an einem Ort zur Verfügung stehen.

Die Ablage in individuellen bzw. branchenspezifischen Aktenstrukturen und das schnelle Wiederauffinden von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen (Brief, Fax, E-Mail, etc.) erleichtert die Informationsgewinnung entscheidend. Archivierte E-Mails lassen sich ebenfalls in automatisierte Wiedervorlagen und Workflows einbetten. Damit stehen sämtliche Informationen bei der digitalen Bearbeitung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse zur Verfügung.

Systemvorausseztungen

  • Windows Server ab 2008 R2 32-bit oder 64-bit (empfohlen 64-bit), alternativ Windows 10 64-bit
  • docuvita Mindestversion 2.0.9xx
  • .NET-Framework ab Version 4.6
  • Eine Internetverbindung für die Aktivierung und die regelmäßige Validierung der Lizenz
  • Postfach mit IMAP Zugriff ODER
  • AMTANGEE CRM ODER
  • Exchange Server mit EWS Funktionalität ab der Version 2012

Installation

Um die E-Mail Archivierung verwenden zu können, sind folgende Schritte notwendig:

  1. Die Installation des EMailArchiver
  2. Ergänzungen in docuvita
  3. Konfiguration des EMailArchiver

Installationskomponenten

Komponente Erforderlich Beschreibung
dvs.EmailArchiver Ja Der dvs.EMailArchiver ist ein eigenständiger Windows Dienst, der dafür zuständig ist E-Mails von Ihrem Postfach herunterzuladen und diese dann ordnungsgemäß in Ihrem docuvita zu archivieren.
dvs.EMailArchiver.Maintainer Optional Mit dem dvs.Maintainer können die AutoProfiler xml-Dateien erstellt werden. Ebenfalls ist es möglich die Zugriffsrechte (ACL) auf den archivierten E-Mails in docuvita zu löschen bzw. diese neu und individuell zu setzen.
dvs.EMailArchiver.Maintainer.Configurator Optional Mithilfe dieser graphischen Oberfläche können Sie mühelos eine Konfigurationsdatei für den dvs.Maintainer erstellen.
dvs.EMailArchiver.Monitoring Optional Monitoring ist ein eigenständiger Windowsdienst, der überprüfen kann, ob neue E-Mails im docuvita vorhanden sind. Bei Bedarf können mit diesem Dienst auch Benachrichtigungsmails versendet werden.
dvs.EMailArchiver.UpdateConfiguration Optional Mit diesem Programm können Sie eine bereits vorhandene Konfiguration des EMailArchiver aus der Version 1.0.x auf die aktuelle Version 19.x konvertieren.
dvs.Password.Encrypt Optional Mit diesem Programm können Sie Ihre Passwörter verschlüsseln und diese dann in der Konfigurationsdatei speichern.

Komponente

Nach erfolgreicher Installation sind die einzelnen Komponenten in dem Installationsverzeichnis zu finden. Bei der Installation können Sie auswählen, welche Komponenten mitinstalliert werden sollen.

Installation des EMailArchiver

Dieses Kapitel enthält Informationen, die für ein erfolgreiche Installation des EMailArchiver durchzuführen sind.

Aministrator Rechte

Für die Installation des EMailArchiver sind Administratorrechte erforderlich.

Führen Sie die Datei dvs.EMailArchiver xx.xx.xx.msi aus.

msi.png

Im nachfolgenden Schritt erscheint ein Fenster. Klicken Sie auf Weiter um mit der Installation zu beginnen.

installation1.png

Lesen Sie sich die Lizenzvereinbarung durch und bestätigen Sie diese.

installation2.png

Lizenzvertrag

Der Lizenzvertrag ist nach der Installation im help-Ordner zu finden.

Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Lizenzschlüssel gefragt.

installation3.png

Lizenzdatei

Nach erfolgreicher Installation muss die Lizenzdatei noch direkt in das Installationsverzeichnis abgelegt werden.

Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit den Ablageort für die Log-Dateien anzupassen.

installation4.png

Im darauf folgenden Fenster können Sie den Installationsordner sowie die zu installierenden Komponenten auswählen.

installation5.png

Anschließend kann die Installation gestartet werden, in dem Sie auf Installieren klicken.

installation6.png

installation7.png

Nach einer erfolgreichen Installation erscheint abschließend folgendes Fenster.

installation8.png

docuvita Einstellungen

In diesem Kapitel finden Sie alle notwendigen Einstellungen, die Sie in Ihrem docuvita vornehmen müssen.

docuvita.online

Für docuvita.online-Benutzer sind die nachfolgend beschriebenen Objekte schon vorhanden. Daher können Sie diesen Schritt überspringen und direkt hier fortfahren.

Archiv Ordner anlegen (optional)*

Für die Archivierung der E-Mails in docuvita empfehlen wir einen separaten Ordner in dem alle E-Mails abgelegt werden. Den Ordnernamen können Sie frei definieren (z.B. E-Mail Archiv).

Objekt ID

Notieren Sie die Objekt ID von diesem Ordner. Diese wird im späteren Verlauf für die Konfiguration noch benötigt.

Eigenständiger Objekttyp für E-Mail Ordner

Sie können selbstverständlich auch einen eigenständigen Objekttyp für den E-Mail Ordner definieren. Damit lassen sich Benutzerberechtigungen präziser einstellen.

Objekttyp E-Mail erstellen *

Es empfiehlt sich für die E-Mail Archivierung einen neuen Objekttyp Mail bzw. E-Mail vom Typ Document anzulegen. Dieser Objekttyp muss bei Konfiguration der Ablagehierarchie mindestens den Objekttyp Ordner zugewiesen werden.

emailobjecttype.png

Achtung

Wird die Konfiguration der Ablagehierarchie nicht gesetzt, so können die E-Mails nur im Root-Verzeichnis abgelegt werden. Dies muss dann aber auch in der Konfiguration entsprechend angepasst werden.

Objekttype ID

Notieren Sie die Objekttype ID des erstellten Objekttypes. Diese wird im späteren Verlauf der Konfiguration noch benötigt.

docuvita Benutzer anlegen *

Die komplette Kommunikation des EMailArchiver mit docuvita erfolgt über die docuvita API. Aus diesem Grund muss ein docuvita-Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen im System vorhanden sein. Sie können den Benutzer Administrator für die E-Mail Archivierung verwenden. Wir empfehlen aber einen eigenständigen Benutzer zu verwenden. Eine Anleitung zum Anlegen eines neuen Benutzers finden Sie hier.

Vorteile eines eigenständigen Benutzers sind:

  • Bei der Verlaufs-Protokollierung können Sie zwischen Zugriffen des EMailArchiver und des Administratorbenutzers unterscheiden.
  • Sie können den Zugriff des Archivierungsbenutzers auf Benutzer, Gruppen, E-Mails und (E-Mail) Ordner beschränken.

Folgende Berechtigungen benötigt der Benutzer:

  • Anlegen von (E-Mail) Ordnern
  • Lesezugriff bei Benutzer und Benutzergruppen (wird verwendet für das Auslesen der benutzerbezogenen E-Mail Adressen)
  • Freigabe beim Objekttyp E-Mail
  • Mitglied in der Benutzergruppe Systemadministratoren (Überprüfung des Lizenzstatus)

E-Mail Adressen einem docuvita-Benutzer zuordnen *

Manuelle Zuordnung

Für die Vergabe der Zugriffsrechte auf archivierte E-Mails müssen zunächst in docuvita beim Benutzer die für ihn gültigen E-Mail-Adressen in einem Eigenschaftenfeld hinterlegt werden. Normalerweise wird hierfür das Feld “E-Mail-Adresse” in den Benutzereigenschaften verwendet. Falls der Benutzer über mehrere E-Mail-Adressen verfügt, können diese als kommagetrennte Liste eingegeben werden. Sollten die E-Mail-Adressen mit einem ActiveDirectory synchronisiert werden (z.B. bei Einsatz des Moduls ActiveDirectorySync) enthalten diese Adressen u.U. das Prefix “smtp:” oder “SMTP:”. Adressen in dieser Form sind ebenfalls gültig.

docuvita-online

Für docuvita.online-Benutzer werden die E-Mail-Adressen aus dem Feld E-Mail-Adressen (Archivierung) verwendet.

Hinweis bei mehreren E-Mail Adressen

Falls Sie mehrere E-Mail-Adressen verwenden, ist es anzuraten, ein zusätzliches Individualfeld für diese Liste zu verwenden und zusätzlich die primäre E-Mail Adresse im Feld E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Hintergrund ist, dass beispielsweise docuvita Workflows das Feld E-Mail Adresse für den Versand von Mails an den Benutzer verwenden.

Hinweis zu Verteilergruppen

Falls der Benutzer auch E-Mails über eine Verteilerliste bekommt, so können Sie die E-Mail-Adresse dieser Liste auch in den Benutzer-E-Mail-Adressen hinterlegen, anstatt eigene Verteilergruppen in docuvita einzurichten. Der Benutzer erhält automatisch Zugriff auf alle E-Mails, die an eine seiner zum Archivierungszeitpunkt zugewiesenen E-Mail-Adressen gesendet wurden.

ActiveDirectory Integration

Bei der Verwendung von ActiveDirectrory können die E-Mail-Adressen direkt per LDAP Abfrage des AD-Servers gelesen werden. Diese so ermittelten Adressen werden dann auch für die Vergabe der Zugriffsrechte auf die archivierten E-Mails verwendet. Wird eine E-Mail archiviert und gibt es dazu keinen passenden Benutzer in docuvita, so kann dieser auch automatisch angelegt werden. Folgende Einstellungen werden für den docuvita Benutzer hinterlegt:

  • Standardmäßig wird die primäre SMTP-Adresse als Benutzername verwendet. In der Konfigurationsdatei des EMailArchiver können weitere Konfigurationen zur Namens- und Passwortvergabe hinterlegt werden.
  • Die primäre SMTP-Adresse des ActiveDirectory-Benutzers wird in das Feld E-Mail-Adresse eingetragen.
  • Die Anlage des Benutzers erfolgt in der docuvita-Gruppe UserParentObjectId der jeweiligen Postbox-Konfiguration.

Bei der Verwendung der ActiveDirectory Integration müssen die E-Mail-Adressen nicht mehr im docuvita Benutzerstamm gepflegt werden. Es können hier aber zusätzliche E-Mail-Adressen eingetragen werden.

Konfiguration

Im folgenden Abschnitt werden wir Ihnen zeigen, wie der EMailArchiver zu konfigurieren ist. Die Konfigurationsdatei befindet sich im Installationsodner im Unterordner Config. Sie verfügt über mehrere Sektionen, die hier der Reihenfolge nach beschrieben werden. Die hier beschriebene Konfiguration hat die Version 18.11.5.

Standardinstallationsordner

Der Standardinstallationsordner lautet C:\Program Files (x86)\docuvita\dvs.EMailArchiver

Änderung der Konfiguration

Nach einer Änderung der Konfigurationsdatei ist ein Neustart des Dienstes dvs.EMailArchiver zwingend notwendig.

docuvita

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"Docuvita": [
    {
        "FieldName": "DvServerAddress",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "https://localhost/server/services",
        "FieldDesription": "URL of the docuvita server"
    },
    {
        "FieldName": "DvUseSingleSignOn",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": false,
        "FieldDesription": "Use the docuvita ConfigPropertyegrated windows login instead of username/password for API-user"
    },
    {
        "FieldName": "MailObjectType",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 5,
        "FieldDesription": "Objecttype for emails in docuvita"
    },
    {
        "FieldName": "FolderObjectType",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 6,
        "FieldDesription": "Objecttype for mail folders in docuvita"
    },
    {
        "FieldName": "UserObjectType",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 1,
        "FieldDesription": "Objecttype for users in docuvita"
    },
    {
        "FieldName": "AuthenticationConfigurationId",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 1,
        "FieldDesription": "Id of the authentication modul"
    },
    {
        "FieldName": "GroupObjectType",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 2,
        "FieldDesription": "Objecttype for groups in docuvita"
    },
    {
        "FieldName": "UserSmtpAddressesField",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "user_mailaddress",
        "FieldDesription": "Name of the docuvita user field which contains the smtp addresses of the user. Default is \"User.Obj.Mailaddress\"."
    },
    {
        "FieldName": "GroupSmtpAddressesField",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "",
        "FieldDesription": "Name of the docuvita group field which contains the smtp addresses of the user."
    },
    {
        "FieldName": "AutoCreateUsers",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": false,
        "FieldDesription": "Create AD users in docuvita (OperationMode=0 only): The docuvita system of the first postbox will be used!!"
    },
    {
        "FieldName": "UserNameMode",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 1,
        "FieldDesription": "Wie soll der Benutzername in docuvita gebildet werden: 0 = ActiveDirectory Name (z.B. mydomain\\user1); 1 = Primäre SMTP-Adresse (damit können auch AD-Mails archiviert werden, wenn docuvita nicht in Domain) (default)"
    },
    {
        "FieldName": "SearchMailMessageId",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": true,
        "FieldDesription": "If true, then no search for the mailmessageid in docuvita is performed. Use loctype global and locvalue mailmessageid, mailsenddate "
    },
    {
        "FieldName": "NewUserGeneratePassword",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": false,
        "FieldDesription": " If set docuvita will generate a random password for new users. If not the system's standard password will be used."
    },
    {
        "FieldName": "NewUserPasswordStrength",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 8,
        "FieldDesription": "Length of generated passwords for new users"
    }
]
Feldname Typ Beschreibung
DvServerAddress String URL des docuvita-Servers
DvUseSingleSignOn Boolean Wenn true, wird die Windows-Anmeldung verwendet. Der Dienstebenutzer wird für die Anmeldung bei docuvita verwendet.
MailObjectType Numeric Objekttyp-Id der E-Mail in docuvita
FolderObjectType Numeric Objekttyp-Id des Ordners in docuvita
UserObjectType Numeric Objekttyp-Id des Benutzers in docuvita
AuthenticationConfigurationId Numeric Art der Benutzeranmeldung bzw. der zu verwendende Anmeldeprovider
GroupObjectType Numeric Objekttyp-Id der Benutzergruppe in docuvita
UserSmtpAddressesField String Name des docuvita-Benutzerfeldes, das die zu archivierenden E-Mail-Adressen beinhaltet (kommagetrennte Liste).
GroupSmtpAddressesField String Name des docuvita-Gruppenfeldes, das die zu archivierenden E-Mail-Adressen beinhaltet. z.B. Verteilergruppen.
AutoCreateUsers Boolean Wenn true, dann werden ActiveDiretory-Benutzer in docuvita angelegt (bedingt OperationMode=0 ) sobald eine E-Mail archiviert wird.
UserNameMode Numeric Wie soll der Benutzername in docuvita gebildet werden:
  • 0 = ActiveDirectory-Name (z.B. mydomain\user1);
  • 1 = Primäre SMTP-Adresse (damit können auch AD-Mails archiviert werden, wenn docuvita nicht in einer Domain integriert ist.)
SearchMailMessageId Boolean Wenn true, wird nach der MailMessageId gesucht und ggf. die E-Mail kein weiteres mal archiviert.
NewUserGeneratePassword Boolean Wenn true, wird ein zufälliges Passwort für neu erstellte Benutzer automatisch generiert.
NewUserPasswordStrength Numeric Die Länge des automatisch generierten Passworts für neue Benutzer.

Verwendung von Single Sign On

Bei der Verwendung von SSO muss in docuvita ein entsprechender Anmeldeprovider hinterlegt sein.

ActiveDirectory

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"ActiveDirectory": [
    {
        "FieldName": "ActiveDirectoryServer",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "",
        "FieldDesription": " Name of the Active Directory Domain. If set this domain will be used. If not all AD functions will be disabled."
    },
    {
        "FieldName": "ActiveDirectoryUser",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "",
        "FieldDesription": "Username for the active directory server"
    },
    {
        "FieldName": "ActiveDirectoryPassword",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "",
        "FieldDesription": "Password for the active directory server"
    },
    {
        "FieldName": "UseNTLMAuth",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": false,
        "FieldDesription": " Use NTLM athentication for the AD-Server instead of username and password"
    },
    {
        "FieldName": "IsDominoServer",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": false,
        "FieldDesription": "If you use a dominoserver for ldap set this option true"
    }
]
Feldname Typ Beschreibung
ActiveDirectoryServer String Name oder IP-Adresse des ActiveDirectory-Servers.
ActiveDirectoryUser String Benutzername, mit dem die Authentifizierung beim AD-Server stattfindet.
ActiveDirectoryPassword String Passwort des angegebenen AD-Benutzers
UseNTLMAuth Boolean Wenn true, wird die NTLM-Authentifikation für den AD-Server statt Benutzername und Passwort verwendet. Es wird der Dienstebenutzer verwendet.
IsDominoServer Boolean Wenn true, dann handelt es sich um einen Domino-Server und nicht um einen ActiveDirectory-Server. (Beta-Status)

SMTP

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"Smtp": [
    {
        "FieldName": "SmtpHost",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "localhost",
        "FieldDesription": " Hostname or IP address of the SMTP server for sending mails"
    },
    {
        "FieldName": "SmtpPassword",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "",
        "FieldDesription": "SMTP Passwort for sending mails"
    },
    {
        "FieldName": "SmtpUser",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "",
        "FieldDesription": "SMTP username - or what do you think?"
    },
    {
        "FieldName": "SmtpPort",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 465,
        "FieldDesription": "SMTP server port (eg. 465 for SSL SMTP)"
    },
    {
        "FieldName": "SmtpSecure",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": true,
        "FieldDesription": "Use SMTP with SSL"
    },
    {
        "FieldName": "AcceptAllCertificates",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": true,
        "FieldDesription": "Accept all SSl-certificates"
    },
    {
        "FieldName": "MailNewUserNotification",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": false,
        "FieldDesription": "Sent notification with username and password to newly created users? User has to change his password on first logon to docuvita"
    },
    {
        "FieldName": "MailNewUserToAddress",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "",
        "FieldDesription": "If set a notification with username and password is sent to this mail address when a new user has been created."
    },
    {
        "FieldName": "MailNewUserFromAddress",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "",
        "FieldDesription": "the mail address which should be used as sender address"
    },
    {
        "FieldName": "LogImap",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": false,
        "FieldDesription": "If true all IMAP activity will be logged to [workingDir]\\ImapLog\\imap.log"
    },
    {
        "FieldName": "UserNotificationSubject",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "Für Sie wurde ein docuvita-Benutzer angelegt",
        "FieldDesription": "Subject text for admin notification mails. Placeholders can be used: @@Username@@, @@Password@@, @@docuvitaURL@@"
    },
    {
        "FieldName": "UserNotificationBodyText",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "Sehr geehrter doucvita Anwender,\r\n\r\n  soeben wurde für Sie ein neuer docuvita - Benutzer angelegt.\r\n  Hier sind Ihre Zugangsdaten:\r\n  Benutzername: @@USERNAME@@\r\n  Passwort: @@Password@@\r\n\r\n  Hier können Sie sich direkt anmelden: @@docuvitaURL@@\r\n  Bei der ersten Anmeldung müssen Sie Ihr Passwort ändern.\r\n\r\n  Mit freundlichen Grüßen\r\n  Ihr docuvita Team\r\n  support@docuvita - online.de",
        "FieldDesription": "Body text for admin notification mails. Placeholders can be used: @@Username@@, @@Password@@, @@docuvitaURL@@"
    },
    {
        "FieldName": "AdminNotificationSubject",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "docuvita-Benutzer @@USERNAME@@ wurde automatisch angelegt",
        "FieldDesription": "Subject text for admin notification mails. Placeholders can be used: @@Username@@, @@Password@@, @@docuvitaURL@@"
    },
    {
        "FieldName": "AdminNotificationBodyText",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "Folgender docuvita-Benutzer wurde soeben neu angelegt: @@USERNAME@@",
        "FieldDesription": "Body text for admin notification mails. Placeholders can be used: @@Username@@, @@Password@@, @@docuvitaURL@@"
    }
]
Feldname Typ Beschreibung
SmtpHost String Host oder IP-Adresse des SMTP-Server
SmtpPassword String SMTP-Passwort
SmtpUser String SMTP-Benutzer
SmtpPort Numeric SMTP-Port
SmtpSecure Boolean Wenn true, wird SSL beim Senden verwendet.
AcceptAllCertificates Boolean Akzeptiert alle SSL-Zertifikate (auch ungültige).
MailNewUserNotification Boolean Wenn true, wird eine Benachrichtigungs E-Mail, bei der Erstellung eines neuen Benutzer, an die Benutzer E-Mail-Adresse gesendet.
MailNewUserToAdress Boolean Zusätzlich kann auch bei der Erstellung eines neuen Benutzers eine Benachrichtigung (Admin) an diese Adresse gesendet werden.
MailNewUserFromAdress String Absender-E-Mail-Adresse für die Benachrichtigungen
LogImap Boolean Wenn true, werden alle Imap-Aktivitäten mitprotokolliert. Das Log finden Sie im Work Ordner unter IMAPLOG.
UserNotificationSubject String E-Mail Betreff der Benutzerenachrichtigungs-E-Mail. Folgende Platzhalter können verwendet werden:
  • @@username@@
  • @@password@@
  • @@docuvitaURL@@
UserNotificationBodyText String Nachricht der Benutzerbenachrichtigungs-E-Mail. Folgende Platzhalter können verwendet werden:
  • @@username@@
  • @@password@@
  • @@docuvitaURL@@
AdminNotificationSubject String Subjekt der Benutzerbenachrichtigungs-E-Mail. Folgende Platzhalter können verwendet werden:
  • @@username@@
  • @@password@@
  • @@docuvitaURL@@
AdminNotificationBodyText String Nachricht der Adminbenachrichtigungs-E-Mail. Folgende Platzhalter können verwendet werden:
  • @@username@@
  • @@password@@
  • @@docuvitaURL@@

Settings

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"Settings": [
    {
    "FieldName": "WorkingDir",
    "FieldTyp": "S",
    "FieldValue": "c:\\docuvita\\EMailArchiver\\Work",
    "FieldDesription": " working directory for fetching mails"
    },
    {
    "FieldName": "OperationMode",
    "FieldTyp": "N",
    "FieldValue": 1,
    "FieldDesription": "Operation mode of the archiver: 0 = Active Directory, 1 = docuvita"
    },
    {
    "FieldName": "RunIntervall",
    "FieldTyp": "N",
    "FieldValue": 1,
    "FieldDesription": "Time between two batchrun in minutes"
    },
    {
    "FieldName": "MaxBatches",
    "FieldTyp": "N",
    "FieldValue": 99999,
    "FieldDesription": "Maximum batches of fetching mails: EMailArchiver will stop fetching and start archiving afterwards. After last batch EMailArchiver must be started again to fetch remaining mails"
    },
    {
    "FieldName": "NumMessages",
    "FieldTyp": "N",
    "FieldValue": 250,
    "FieldDesription": "Number of messages fetched per batch / Default: 250"
    }
]
Feldname Typ Beschreibung
WorkingDir String Arbeitsverzeichnis, in dem die E-Mails temporär zwischengespeichert werden. In diesem Ordner werden auch die Blacklist E-Mail Adressen gespeichert.
OperationMode Numeric Bertriebsmodus des EMailArchiver
  • 0 = ActiveDirectory → Abfrage der E-Mail-Adressen erfolgt mittels LDAP an den angegebenen AD-Server.
  • 1 = docuvita → Die Verwaltung der E-Mail-Adressen erfolgt nur über docuvita.
RunIntervall Numeric Zeit zwischen zwei Archivierungsläufen. Angabe in Minuten.
MaxBatches Numeric Maximale Anzahl der Verarbeitungsdurchgänge pro Archivierungslauf.
NumMessages Numeric Maximale Anzahl der Nachrichten, die pro Verarbeitungsdurchgang verarbeitet werden.

Monitoring

Klicken Sie hier um die Monitoring-Konfiguration zu sehen

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"Monitoring": [
    {
        "FieldName": "StartTime",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "23:00",
        "FieldDesription": "At this time monitoring wil be startet"
    },
    {
        "FieldName": "ToAddress",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "admin@yourcompany.de",
        "FieldDesription": "Notification mails will be send to this address"
    },
    {
        "FieldName": "UseDocuvitaSmtp",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": true,
        "FieldDesription": "If true SMTP settings from docuvita is used. Otherwise use archiver SMTP settings"
    },
    {
        "FieldName": "SendAlwaysNotification",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": true,
        "FieldDesription": "If true,monitoring will send always a notification mail"
    },
    {
        "FieldName": "HeaderError",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "Warnung dvs.EMailArchvier",
        "FieldDesription": "Subject text for notifivation mail at no archived mails in last 24hours."
    },
    {
        "FieldName": "HeaderOk",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "Report dvs.EMailArchiver",
        "FieldDesription": "Subject text for notifivation mail if mails archived in last 24hours."
    }
]
Feldname Typ Beschreibung
StartTime String Zu dieser Uhrzeit erfolgt die Überprüfung ob E-Mails in den letzten 24 Stunden archiviert worden sind.
ToAdress String E-Mail-Adresse des Empfängers der Benachrichtigungsemail. Angabe als kommagetrennte Liste.
UseDocuvitaSmtp Boolean Wenn true: Werden die docuvita-SMTP Einstellungen verwendet.
Wenn false: Die SMTP-Einstellungen aus der SMTP-Sektion werden verwendet.
SendAlwaysNotification Boolean Wenn true, sendet der Dienst nach jeder Überprüfung eine Benachrichtigungsmail.
HeaderError String Betreff der Benachrichtigungsmail wenn bei der Überprüfung keine neuen E-Mails gefunden wurden.
HeaderOk String Betreff der Benachrichtigungsmail, wenn bei der Überprüfung neuen E-Mails gefunden wurden.

Postboxes

Postboxes sind die letzte Sektion in der Konfigurationsdatei, die wiederum aus drei Sektionen besteht:

IMAP

Klicken Sie Hier um die IMAP-Konfiguration zu sehen

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"Imap": [
    {
        "FieldName": "ImapServer",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "localhost",
        "FieldDesription": "Hostname or IP address of the IMAP-Server"
    },
    {
        "FieldName": "SecureOption",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "Auto",
        "FieldDesription": "SecureSocketOptions.None \r\n SecureSocketOptions.Auto: Allow the MailKit.IMailService to decide which SSL or TLS options to use (default).\r\n SecureSocketOptions.SslOnConnect: The connection should use SSL or TLS encryption immediately.\r\n SecureSocketOptions.StartTls: Elevates the connection to use TLS encryption immediately after reading the\r\n      greeting and capabilities of the server. If the server does not support the\r\n      STARTTLS extension, then the connection will fail and a System.NotSupportedException\r\n      will be thrown.\r\n SecureSocketOptions.StartTlsWhenAvailable: Elevates the connection to use TLS encryption immediately after reading the\r\n      greeting and capabilities of the server, but only if the server supports\r\n      the STARTTLS extension."
    },
    {
        "FieldName": "ImapPort",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 993,
        "FieldDesription": "Port of the IMAP-server (eg. 993 for SSL)"
    },
    {
        "FieldName": "ImapUserName",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "user@somedomain.com",
        "FieldDesription": "Username for the imap account of the postbox"
    },
    {
        "FieldName": "ImapPassword",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "SomePassword",
        "FieldDesription": "Guess - this is the password for the imap account!"
    },
    {
        "FieldName": "AcceptAllCertificates",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": true,
        "FieldDesription": "Accept all SSL-certificates"
    },
    {
        "FieldName": "DeleteMessages",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": true,
        "FieldDesription": "Delete messages from the imap server"
    },
    {
        "FieldName": "ImapFolder",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "INBOX",
        "FieldDesription": "You can use a different folder for retrieving mails. Default is \"INBOX\" if not IncludeSubfolders"
    },
    {
        "FieldName": "IncludeSubfolders",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": true,
        "FieldDesription": "Recurse all subfolders of ImapFolder"
    },
    {
        "FieldName": "ExcludeFolders",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "TRASH,JUNK,DRAFS,SPAM",
        "FieldDesription": "Exlude content of folders with these names"
    },
    {
        "FieldName": "UnreadMailsOnly",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": true,
        "FieldDesription": "Archive only mails marked as unread. Useful for testing with DeleteMessages=false"
    },
    {
        "FieldName": "SharedMailBox",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": false,
        "FieldDesription": "If office 365 shared mailbox is used, set to true"
    }
]
Feldname Typ Beschreibung
ImapServer String Hostname oder IP-Adresse des IMAP Servers
SecureOption String Ermöglicht dem MailKit die Entscheidung zu treffen, welche SSL oder TSL Einstellungen zu verwenden sind.
ImapPort Numeric Port des IMAP-Servers
ImapUsername String Benutzername des IMAP-Kontos
ImapPassword String Passwort des IMAP-Kontos
AcceptAllCetificates Boolean Alle SSL-Zertifikate akzeptieren (auch ungültige).
DeleteMessage Boolean Wenn true, wird die Nachricht nach dem erfolgreichen Download vom IMAP-Server gelöscht.
ImapFolder String IMAP Ordner: Standardmäßig heißt der Ordner Posteingang INBOX, ein anderer Ordner kann ebenfalls ausgewählt werden.
IncludeSubfolders Boolean Wenn true dann werden auch die Unterverzeichnisse des IMAP-Ordners berücksichtigt.
ExcludeFolders String Die auszuschließenden Ordner: Angabe als kommagetrennte Liste.
UnreadMailsOnly Boolean Wenn true, werden nur die als ungelesen markierten E-Mails heruntergeladen. Die E-Mails werden nach dem erfolgreichen Download als gelesen markiert.
SharedMailBox Boolean Wenn true, dann wird ein freigegebenes Postfach von Office365 verwendet.

docuvita

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"Docuvita": [
      {
        "FieldName": "DvApiUsername",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "EMailArchiver",
        "FieldDesription": "Username of the docuvita API user to be used for archiving"
      },
      {
        "FieldName": "DvApiPassword",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "geheim",
        "FieldDesription": "Password for the API user"
      },
      {
        "FieldName": "AuthenticationConfigurationId",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 1,
        "FieldDesription": "ID of the Authentication module responsible for newly created Users"
      },
      {
        "FieldName": "ArchiveParentObjectId",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 6,
        "FieldDesription": "ObjectId of the parent object under which mails will be archived. -1 is used to archive mails hidden"
      },
      {
        "FieldName": "UseDateFolders",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": true,
        "FieldDesription": "Use folder structure Year/Month/Day for archiving"
      },
      {
        "FieldName": "MoveExistingMails",
        "FieldTyp": "B",
        "FieldValue": false,
        "FieldDesription": "Move already archived mails to the target folder. This can be helpful if you want to rearrange your mail archive by archiving old mails once again with the EmailArchiver (MailMessageId must be set to do so!)"
      },
      {
        "FieldName": "DvSystemId",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 1,
        "FieldDesription": "ID if the docuvita system"
      },
      {
        "FieldName": "DvSystemAlias",
        "FieldTyp": "S",
        "FieldValue": "default",
        "FieldDesription": "System alias of the docuvita system"
      },
      {
        "FieldName": "UserParentObjectId",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 0,
        "FieldDesription": "ID of the parent object for new users."
      },
      {
        "FieldName": "AccessRight",
        "FieldTyp": "N",
        "FieldValue": 15,
        "FieldDesription": "With this option, you can set the users access rights for archived mail. Default:15 Standard access right configurations: Approve = 65535, FullAccess = 63999, FullWithOutDelete = 63871, Read = 63503, ReadWithLimits = 15"
      }
]
Feldname Typ Beschreibung
DvApiUsername String Benutzername des docuvita-API-Benutzers, der für die Archivierung verwendet wird.
DvApiPassword String Passwort des docuvita-API-Benutzers, der für die Archivierung verwendet wird.
AuthenticationConfigurationId Numeric Art der Benutzeranmeldung bzw. der zu verwendende Anmeldeprovider.
ArchiveParentObjectId Numeric Objekt-Id des übergeordneten Objekts, in dem die E-Mails archiviert werden.
UseDateFolders Boolean Wenn true, wird folgende Struktur für die Archivierung verwendet: Jahr/Monat/Tag.
MoveExistingMails Boolean Ablegen bereits archivierter E-Mails in der von Ihnen gewünschten Ordnerstruktur. Sinnvoll für die Archivierung alter E-Mails mit dem EMailArchiver.
DvSystemId Numeric System ID Ihres docuvita-Systems
DvSystemAlias String Systemalias Ihres docuvita-Systems
UserParentObjectId Numeric ParentElement für neue docuvita Benutzer
AccessRight Numeric Mit dieser Option können die Zugriffsrechte für die archivierten E-Mails vergeben werden.

Setting

Klick Sie hier um die Setting-Konfiguration zu sehen

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"Settings": [
    {
    "FieldName": "IsActive",
    "FieldTyp": "B",
    "FieldValue": true,
    "FieldDesription": "Fetch and archive this postbox"
    },
    {
    "FieldName": "ArchiveMode",
    "FieldTyp": "N",
    "FieldValue": 0,
    "FieldDesription": " 0 = As received, 1 = MS Exchange Journal (archive attached mail), 2 = Only attached mails (do not use envelope mail), 3 = Amtangee"
    },
    {
    "FieldName": "BackupFiles",
    "FieldTyp": "B",
    "FieldValue": false,
    "FieldDesription": "If true all messages and XML-files will be backed up in the working directory's subfolder 'backup'"
    },
    {
    "FieldName": "CreateAutoprofilerXml",
    "FieldTyp": "B",
    "FieldValue": false,
    "FieldDesription": "Create a XML file for autoprofiler (in subfolder autoprofiler of postbox's working directory)"
    },
    {
    "FieldName": "BlacklistFolder",
    "FieldTyp": "S",
    "FieldValue": "Blacklist",
    "FieldDesription": "Blacklisted mails will be moved to this folder.If empty, blacklisted mails will be deleted."
    }
],
"BlacklistSender": [
    {
    "FieldName": "BlacklistSender",
    "FieldTyp": "S",
    "FieldValue": "healthmailbox*",
    "FieldDesription": "All mails from exchange healthmailbox"
    },
    {
    "FieldName": "BlacklistSender",
    "FieldTyp": "S",
    "FieldValue": "*@*.ru",
    "FieldDesription": "All mails with russian domain"
    }
],
"BlacklistSubject": [
    {
    "FieldName": "BlacklistSubject",
    "FieldTyp": "S",
    "FieldValue": "{\\wv[il1][a@]gr[a@]}\\w",
    "FieldDesription": "All mails with subject viagra"
    }
],
"BlacklistRecipient": [
    {
    "FieldName": "BlacklistRecipient",
    "FieldTyp": "S",
    "FieldValue": "blacklist.recipient@domain.gov",
    "FieldDesription": "If a recipient contains this emailaddres, mail is blacklist"
    }
]
Feldname Typ Beschreibung
IsActive Booelan Wenn true, werden E-Mails aus dem Postfach geholt und archiviert.
ArchiveMode Numeric Archivierungsmodus :
  • 0 = As received
  • 1 = MS Exchange Journal (archive attached mail)
  • 2 = Only attached mails (do not use envelope mail)
  • 3 = Amtangee
BackupFiles Boolean Wenn true, werden alle Nachrichten und XML-Dateien in dem Ordner backup gesichert.
CreateAutoprofilerXml Boolean Wenn true, werden XML-Dateien für den Autoprofiler erstellt. Die Ablage erfolgt im Work-Verzeichnis im Unterordner Autoprofiler.
BlacklistFolder String Die als Blacklistmails markierten E-Mails werden in diesen Ordner verschoben. Wenn kein BlacklistFolder hinterlegt ist, wird die E-Mail direkt gelöscht.
BlacklistSender String Alle E-Mails, deren Absender dem angegebenen Muster entsprechen, werden in den Blacklist-Ordner verschoben. Es kann hier mit Wildcards und RegEx gearbeitet werden.
BlacklistSubject String Alle E-Mails, deren Betreff dem angegebenen Muster entsprechen, werden in den Blacklist-Ordner verschoben. Es kann hier mit Wildcards und RegEx gearbeitet werden.
BlacklistRecipient String Alle E-Mails, deren Empfänger dem angegebenen Muster entsprechen, werden in den Blacklist-Ordner verschoben. Es kann hier mit Wildcards und RegEx gearbeitet werden.

Archivierungshinweis

E-Mails im Blacklist-Ordner werden nicht archiviert.

Beispiel Konfiguration

Nachfolgend finden Sie Beispielkonfigurationen zur Verdeutlichung verschiedener Anwendungsfälle, die durch die Konfigurationsdatei abgedeckt werden.