DocScout

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagement-System auf die speziellen Anforderungen zur Installation des dvs.DocScout anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Installation und Konfiguration des dvs.DocScout erforderlich sind.

Über dieses Handbuch

In diesem Kapitel möchten wir Sie mit Ziel und Zweck dieses Handbuches vertraut machen. Hier finden Sie Informationen über den Aufbau dieses Handbuches.

Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Einrichtung des Moduls DocScout.IDEX / DocScout.Enterprise. Die Installation sowie die Konfiguration können sich abhängig von der jeweiligen Installation des docuvita-Systems leicht unterscheiden. Das prinzipielle Vorgehen wird in diesem Handbuch erläutert.

Die Verfahren und Beispiele, die in diesem Handbuch dargestellt sind, gehen davon aus, dass Sie mit einem aktuellen Windows Betriebssystem und einem aktuellen Browser arbeiten.

Um DocScout.IDEX / DocScout.Enterprise installieren und in Betrieb nehmen zu können, benötigen Sie Kenntnisse in der docuvita-Konfiguration und Bedienung, sowie technische Kenntnisse, was die Konfiguration von Windows-Systemen anbelangt. Auf diese wird in diesem Handbuch nicht eingegangen. Falls Sie sich unsicher sind, sollten Sie die Tätigkeiten unbedingt von einem Fachmann durchführen lassen.

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuches finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen. Mit * markierte Kapitel oder Bedienelemente müssen nicht zwangsläufig in sämtlichen Installationen sichtbar sein. Die Sichtbarkeit kann zusätzlich von den Berechtigungen des einzelnen Benutzers abhängen.

Achtung

Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.

Info

Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

Produktbeschreibung

Mittels DocScout.IDEX lassen sich (Eingangs-)Rechnungen inhaltlich analysieren und auswerten, sodass eine Prüfung und anschließende Verbuchung in einem nachgelagerten Finanzbuchhaltungssystem wesentlich vereinfacht wird.

Vorteile

  • Automatisierte Erkennung von Rechnungsbeträgen
  • Identifikation des zu einer Rechnung gehörenden Kreditoren
  • Vorschlag der Verbuchung auf Basis der Kreditorendaten

Dokumentformate

  • Eingescannte Dokumente in den Formaten PDF und TIF
  • Ursprünglich digitale PDFs (z.B. per E-Mail zugestellte PDF-Rechnungen)
  • ZUGFeRD-Rechnungen

Im Falle von (eingescannten) Dokumenten bzw. ursprünglich digitalen PDFs, die nicht ZUGFeRD-konform sind, werden die Inhalte generisch analysiert. Das heißt, die Informationen werden über bestimmte Muster gesucht, extrahiert und geprüft.

ZUGFeRD konforme Rechnungen

ZUGFeRD ist das neue digitale Rechnungsformat, das es Unternehmen ermöglicht voll digitale Belege auszutauschen.
Dabei enthält eine ZUGFeRD-Rechnung neben dem bildlichen Teil (also den vom Menschen lesbaren Text) zusätzlich alle Inhalte als XML-Anhang. Da das Format genormt ist, lassen sich diese Belege fehlerfrei auslesen und auch automatisch verbuchen.

ZUGFeRD ist vergleichbar mit EDI-Verfahren und bietet den Unternehmen erhebliches Potenzial bei der automatisierten Verarbeitung der Belege.
Sprechen Sie daher mit Ihren Lieferanten, ob diese Ihnen ZUGFeRD-konforme Rechnungen ausstellen können.

Sie selbst sollten daher auch ZUGFeRD-Rechnungen an Ihre Kunden versenden!

Rechnungsfreigabe

Der dvs.DocScout beinhaltet bereits einen docuvita-Workflow zur Prüfung, Freigabe und Buchung der erfassten Rechnungen. Um diesen Workflow zu verwenden, sind ggf. zusätzliche docuvita-Lizenzen erforderlich.

Lizenzhinweise

Bitte beachten Sie, dass der dvs.DocScout nicht in Cloud-Umgebungen eingesetzt werden darf. Ein Bereitstellen von Diensten für Dritte wie z.B. die Auftragsverarbeitung von Dokumenten ist nicht zulässig. Das Rückübersetzen oder Verändern des Programmcodes ist verboten. Das Produkt darf nur zum angegebenen Zweck in Verbindung mit einem docuvita-System eingesetzt werden.

Es gelten zusätzlich die Lizenzbestimmungen für Image2Data-Produkte, sowie für norpa-OCR.

Für alle Fragen zum Thema Lizenzierung wenden Sie sich bitte an uns.

Einrichtung & Konfiguration

Systemvorraussetzungen

  • docuvita Mindestversion >= 2.0.964.6614
  • .NET Framework Version ab 4.5.2
  • Windows Server 2008 R2 (x64)
  • Windows 7 / 8 / 10 (x64)

Zugriffslizenzen

  • Je Mandant eine Zugriffslizenz (API)

Zugriffslizenz(en) für DocScout.IDEX erforderlich

Da der DocScout.IDEX selbst mit docuvita kommunizieren muss, benötigt dieser je System (Mandant) einen API-User.

Verzeichnisstruktur

Die folgende Verzeichnisstruktur geht von einer Installation von docuvita und DocScout in den Standardverzeichnissen aus.

Wichtige Verzeichnisse

Verzeichnis Inhalt
C:\Program Files (x86)\docuvita\docuvita Server 2.0
docuvita.Server\plugins
Workflow-DLLs und Configuration
C:\Program Files (x86)\docuvita\docuvita Server 2.0
docuvita.DocumentServices\Extractors
IDEX.Extractor-DLL und zugehörige Config
C:\docuvita\dvs.DocScout Basisverzeichnis der DocScout-Installation (Installationsordner)
C:\docuvita\dvs.DocScout\bin DocScout-Programmdateien, Konfiguration und Lizenzdaten
C:\docuvita\dvs.DocScout\help Handbücher, Dokumentation
C:\docuvita\dvs.DocScout\scripts (Individuelle) Verarbeitungsscripts
C:\docuvita\dvs.DocScout\templates docuvita-Templates für Felddefinitionen und Workflows

Installationsverzeichnis

Bitte installieren Sie DocScout.Enterprise und DocScout.IDEX nicht im Programme-Pfad (z.B. C:\Programme (x86)...), da hier u.U. die Lizenzvalidierung nicht funktioniert.

Installation

Ausführen der Installationsroutine

Berechtigungen des docuvita-Dienstekontos prüfen!

Damit sichergestellt ist, dass Konfiguration und Lizenzdaten korrekt geschrieben werden können, muss der Windows-Benutzer, unter dem der Dienst docuvita.DocumentServices läuft, Schreibrechte auf den Ordner bin im DocScout-Installationspfad besitzen.

Beenden der docuvita Dienste

Bei der Installation bzw. Deinstallation werden die docuvita-Dienste docuvita.Server und docuvita.DocumentServices ggf. beendet und anschließend neu gestartet.

Führen Sie zur Installation die Datei dvs.DocScout xxxxxx.msi aus. Sie benötigen hierfür administrative Rechte.

DocScout.Enterprise

Falls Sie DocScout.Enterprise lizenziert haben, wählen Sie bitte im Anschluss an die normale Installationsroutine die Installation der AdvancedOCR aus. Anschließend führen Sie bitte nochmals die Lizenzaktivierung durch (siehe unten).

Installationsverzeichnis

Das Installationsverzeichnis der AdvancedOCR muss dem des DocScout entsprechen.

Falls Sie die DocScout.AdvancedOCR lizenziert haben können Sie diese mit der separaten Installationsroutine installieren.

ocrdestination

Den während der Installation benötigten Kundenschlüssel finden Sie im Installationsverzeichnis des DocScout im Verzeichnis bin.

ocrcustomerkey.bmp

Anschließend führen Sie bitte nochmals die Lizenzaktivierung durch (siehe unten).

Lizenzaktivierung

Nach Ablauf der Installationsroutine wird automatisch die Lizenzaktivierung gestartet. Um Lizenzen nachträglich zu aktivieren, starten Sie das Progamm LicenseRegistration.exe im Verzeichnis \bin.

Überprüfung des Lizenzstatus

1 . Starten Sie das Progamm LicenseRegistration.exe im Verzeichnis \bin.

2 . Bei aktivierter Lizenz sehen Sie im Bereich Aktivierung / Lizenzdaten Ihre Lizenzinformationen.
Ist dieses Feld leer oder zeigt es eine Fehlermeldung, ist die Lizenz ungültig oder nicht aktiviert.

licenseregistration.png

3 . Über die Schaltfläche i2d Lizenzstatus anzeigen können Sie prüfen, ob und welche Funktionen der DocScout-i2d-Komponenten aktiviert wurden.

i2dviewlicensedata

Es müssen zumindest die Module i2dScriptEx und i2dxIDEx aktiviert sein. Dabei müssen alle Felder, außer der zweistellige Zahlencode ganz rechts grün sein.

Internet-Verbindung erforderlich

Um die Lizenzen zu aktivieren, ist eine Internetverbindung erforderlich. Falls Sie über keine Internetverbindung verfügen, müssen die Lizenzen manuell aktiviert werden (s.u.).

Falls Sie den Update-Service mit erworben haben, prüft DocScout.IDEX periodisch, ob neuere Lizenzen zur Verfügung stehen und überträgt diese automatisch. Auch hierfür ist eine Internetverbindung notwendig|

Manuelle Aktivierung der Lizenzen

Falls die Lizenzaktivierung fehlschlägt, weil Sie beispielsweise keine Internetverbindung haben, kann Ihre Lizenz durch docuvita solutions manuell aktiviert werden. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:

  1. Kopieren Sie Ihre Lizenzdatei (.lic) in das Verzeichnis \bin.
  2. Öffnen Sie eine Eingabeaufforderung (mit administrativen Rechten) und wechseln Sie ins Verzeichnis \bin.
  3. Geben Sie im Command-Prompt GetActivationData.exe ein.
  4. Im Verzeichnis ist nun eine Datei mit dem Namen xxxxxx.act (xxxxxx ist Ihr Lizenz-Key). Senden Sie uns diese Datei und die Datei \bin\i2d.license.keys per Mail zu.
  5. Sie erhalten daraufhin Ihren Aktivierungsschlüssel, sowie eine neue Datei i2d.license.keys.
  6. Tragen Sie den neuen Aktivierungsschlüssel zusammen mit dem Lizenzschlüssel in die Datei dvs.DocScout.config ein.
  7. Ersetzen Sie die alte Datei i2d.license.keys.
  8. Führen Sie nun das Programm LicenseRegistration.exe aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Lizenz aktivieren.

Beispiel für die Datei dvs.DocScout.config

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<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<configuration>
     <appSettings file="">
          <clear />
          <add key="LicenseKey" value="CSQBD-EREAV-QKSNA-ACCSJ-WJ4TS-ZOONS-MR5F2-4L3ET" />
          <add key="ActivationKey" value="CSURD-CAWAA-QKUAA-AXXUG-K66WZ-P36EB-9XAJB-L2J6F" />
     </appSettings>
</configuration> 

Hinweise zur Lizenzierung
Die Lizenzen sind an die Hardware gebunden. Falls eine Neuinstallation auf einer anderen Hardware erforderlich ist, müssen die Lizenzen erneut freigeschaltet werden. Dies ist nur durch den Support von docuvita solutions möglich.

Bei Fragen zur Lizenzierung wenden Sie sich bitte an das Support-Portal der docuvita solutions GmbH.

Objekttypen anlegen

DocScout benötigt in docuvita Objekttypen für:

  • Eingangsrechnungen
  • Kreditoren (Lieferanten)

Objekttyp für Eingangsrechnungen
Legen Sie einen Objekttyp “Eingangsbeleg” an:

Wählen Sie hierzu im Hauptmenü von docuvita Administration und im Navigationsbaum links dann Objekttypen. Klicken Sie auf Objekttyp hinzufügen.

Objekttyp anlegen

Verwenden Sie folgende Einstellungen:

objekttyp-eingangsrechnung

Der Eintrag im Feld Schlüsselfeld(er) muss nur gesetzt werden, falls Sie Eingangsrechnungen vor dem Scannen mit einem eindeutigen Barcode versehen, um diese ggf. später erneut zu scannen (z.B. mit Notizen darauf). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den docuvita-Handbüchern.

Speichern Sie den Objekttyp: speichern

Wechseln Sie nun in die Feldbearbeitung: bearbeiten

Gleichen Sie zunächst alle Standardfelder ab: abgleichen

Importieren Sie die Datei Fielddefinitions_Invoice.json mittels des Buttons importieren.

Nach dem Import wurden nun alle benötigen Felder in docuvita angelegt:

fielddefinitions

Die Dateien für die Felddefinitionen finden Sie im Unterordner FieldDefinitions des DocScout-Installationsverzeichnisses.

Objekttyp für Lieferanten
Wiederholen Sie die Schritte oben für den Objekttyp Lieferant analog.

Konfigurationsdatei

Die hier angegebenen Dateispeicherorte und Einstellungen beziehen sich auf eine Standardinstallation des DocScout unter Verwendung der vorgegebenen Standardverzeichnisse.

dvs.DocScout.IDEX.Extractor.dll.config Ort: C:\Program Files (x86)\docuvita\docuvita Server 2.0\docuvita.DocumentServices\Extractors

Hier werden wichtige Grundeinstellungen zur DocScout-Konfiguration vorgenommen.

Beispiel

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<configuration>
     <appSettings>
          <!--Grundkonfiguration-->
          <add key="FileExtensions" value="PDF,TIF,TIFF,JPG,JPEG" />
          <add key="DocScoutDirectory" value="C:\docuvita\dvs.DocScout" />
          <add key="IDEXConfigFile" value="dvs.DocScout.IDEX.settings" />
          <!--DocScout i2d-Scripte - Achtung: Includes werden immer aus dem Scripts-Verzichnis des DocScout geladen-->
          <add key="IDEXScriptFile" value="dvs_DocScout_IDEX.i2dspx" />
          <add key="OCRScriptFile" value="dvs_DocScout_OCR.i2dspx" />
     </appSettings>
...

Die Einstellungen in dieser Datei werden normalerweise von der Installationsroutine passend vorgenommen. Im Bereich appSettings können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

  • FileExtensions: Von DocScout.IDEX zu verarbeitende Dateitypen. Sollten Sie das Modul AdvancedOCR lizenziert haben, werden diese Dateitypen auch durch die OCR bearbeitet (unabhängig davon, ob eine Rechnungsdatenextraktion stattfindet oder nicht).
  • DocScoutDirectory: In diesem Verzeichnis sind die eigentlichen Programmkomponenten von DocScout installiert. Weitere Installationsdateien befinden sich ebenfalls dort.
  • IDEXConfigFile: Konfigurationsdatei für die IDEX-Einstellungen (normalerweise im DocScout-Unterverzeichnis …\bin).
  • IDEXScriptFile: Programmscript, das für die Extraktion der Rechnungsdaten sorgt. Falls Sie DocScout.Enterprise einsetzen, können Sie hier auch eine eigene Scriptdatei (.idspt oder .idspx) angeben.
  • OCRScriptFile: Programmscript für die AdvancedOCR. Falls Sie die AdvancedOCR nicht lizenziert haben, ist diese Einstellung ohne Funktion.
dvs.DocScout.IDEX.settings

In dieser Datei befinden sich alle Einstellungen des DocScout.IDEX-Moduls. Die Konfiguration ist im sog. JSON-Format, daher darf an der Struktur der Datei nichts geändert werden.

Ort: C:\docuvita\dvs.DocScout\bin

Der Inhalt der Datei gliedert sich in fünf Bereiche:

  • CreditorFieldMapping → Feldzuordnungen für den Objekttyp des Lieferanten
  • DocumentFieldMapping → Feldzuordnungen für den Objekttype der Eingangsrechnung
  • IDEXSettings → Wichtige IDEX-Einstellungen
  • DocumentCodeMapping → Zuordnung von DocumentCodes
  • DatabaseSettings → Parameter zum Zugriff auf die docuvita-Datenbank
FieldMapping

Die beiden ersten Bereiche stellen die Feldzuordnungen zwischen DocScout.IDEX und den in Ihrem docuvita verwendeten Feldnamen dar. Um Felder mit anderen Feldnamen in docuvita zu verwenden, können Sie den rechten Teil der Definition umbenennen. Der linke Teil darf nicht verändert werden.

Wollen Sie beipielsweise das Feld CreditorID in Ihrem docuvita “Lieferantennummer” nennen, dann ändern Sie die Zeile “CreditorId”: “CreditorId”, in “CreditorId”: “Lieferantennummer”,

Felddefinitionen in docuvita:

Um die korrekte Funktion des DocScout.IDEX zu gewährleisten, stellen Sie bitte sicher, dass alle Felder in den Bereichen “…FieldMapping” vorhanden und richtig zugewiesen sind.
Achten Sie bei Feldnamen und -zuordnungen auf korrekte Groß- und Kleinschreibung!

Datenabnkverbindung

Im Bereich DatabaseSettings müssen Sie die Verbindung zu Ihrer docuvita-Datenbank einrichten:

Beispiel

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"DatabaseSettings": {
     "DatabaseType": "MSSQL",
     "ConnectionString": "Server=localhost\\MSSQLSERVER;Database=docuvita;User Id=dvService;Password=Docuvita1;"
}

Bitte beachten Sie, dass “\” als “\\” geschrieben werden muss (Escape-Character).

  • DatabaseType: MSSQL oder PGSQL
  • ConnectionString: Der ConnectionString für die docuvita-Datenbank (meist so, wie im docuvita.Admin unter Verbindungen angegeben).
dvs.DocScout.config

In dieser Datei werden Daten zu Ihrer Lizenz gespeichert.

Ort: C:\docuvita\dvs.DocScout\bin\dvs.DocScout.config

Beispiel

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<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<configuration>
     <appSettings>
          <add key="LicenseKey" value="CSJFC-CBGAA-S66NA-AHC6B-YX3GK-GACJ8-5EBJZ-UHP84" />
          <add key="ActivationKey" value="CTA9C-TEYAA-SFCAA-AHHCK-AKNFL-L3V7S-KA2F9-HVP79" />
     </appSettings>
</configuration>

Diese Datei wird normalerweise vom Programm LicenseRegistration.exe automatisch geschrieben.

Schreibzugriff durch docuvita-Dienst

Bitte stellen Sie sicher, dass der Dienste-Benutzer der Dienste docuvita.DocumentServices und docuvita.Autoprofiler auf diese Datei Schreibzugriff erhält.

i2d.default.settings.xml: Diese Datei muss vorhanden sein, Einstellungen daran sind in der Regel nicht notwendig. Falls Sie DocScout-Enterprise verwenden, werden hier Verarbeitungsparameter für image2data-Komponenten eingestellt.

dvs.DocScout.IDEX.Workflow.Action.dll.config: Konfiguration des Workflows zur Eingangsrechnungsprüfung

Ort: C:\Program Files (x86)\docuvita\docuvita Server 2.0\docuvita.Server\plugins

Workflow einrichten

workfloweinrichten workflow-json

Workflow-Registrierung für den API-User: Der API-User muss die Berechtigung zum Start des Workflows haben. Daher muss eine Registrierung angelegt werden:

workflowegistration2 workflowregistration

Workflow-Rollen

  • WF_ADMIN (sieht alles) → bekommt aber immer auch Mails - Daher nur die Rolle zuweisen, wenn man administrativ darauf zugreifen muss.
  • Andere Rollen sind in der Config einstellbar.

Autoprofiler

DocScout.IDEX

Sie benötigen für den DocScout.IDEX keinen Autoprofiler. Die zu extrahierenden Belege müssen lediglich vom korrekten Objekttyp sein und ggf. im richtigen Verzeichnis erstellt werden. Der Autoprofiler kann selbstverständlich in gewohnter Weise dafür verwendet werden neue Belege in das gewünschte Verzeichnis automatisch zu importieren.

Eingangsrechnungs-Workflow

Da der DocScout.IDEX nach der Extraktion automatisch den Workflow zur Eingangsrechnungsprüfung starten kann, sollten Sie dies nicht im Autoprofiler tun. So können Sie sicherstellen, dass beim Start des Workflows die Belegdaten bereits extrahiert wurden.

DocScout Enterprise

Falls Sie die Enterprise-Version des DocScout einsetzen, können Sie Extraktionsscripte auch im Autoprofiler verwenden. Hierfür wird das Extraktions- bzw. Verarbeitungsscript über ein IronPython-Script aus dem Autoprofiler aufgerufen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Rahmen der DocScout-Enterprise Schulung.

API-Benutzer

DocScout muss in docuvita auf Objekte lesend und schreibend zugreifen. Aus diesem Grund benötigen Sie einen sog. API-User. Mit diesem Benutzerkonto meldet sich der DocScout dann in docuvita an.

API Authorisierungsmodul einrichten: Richten Sie für jeden Mandanten ein Authentifizierungsmodul ein bzw. konfigurieren Sie das bestehende:

  • Gehen Sie unter Administration / Authentifizierung und bearbeiten Sie die Authentifizierungskonfiguration API oder legen Sie eine neue Konfiguration für das Plugin API an.
  • Aktivieren Sie Extended rights (like Import).

authenticationapi

Benutzergruppe für API-Benutzer anlegen: Dieser Schritt ist optional. Es wird empfohlen API-Benutzer in einer eigenen Gruppe zu organisieren.

Legen Sie in der Benutzerverwaltung eine neue Gruppe API-Benutzer an.

API-Benutzer anlegen: Legen Sie den API-Benutzer mit Namen “DocScout” an. Falls Sie DocScout.Idex in mehreren Mandanten (Systemen) verwenden wollen, müssen Sie diesen Benutzer in jedem Mandanten anlegen.

apiuser

Konfiguration anpassen: Passen Sie die Datei dvs.DocScout.IDEX.settings an, falls Sie einen anderen API-Benutzernamen (Standard = “DocScout”) verwenden wollen:

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"IDEXSettings": {
...
     "InvoiceFolder": "0",
     "SystemIDs": "1",
     "docuvitaAPIUserName": "DocScout",
     "docuvitaServerURL": "https://localhost/server/services",
...
},
...

API-Benutzer und Lizenzierung

Sie benötigen für jeden API-Benutzer eine docuvita-Zugriffslizenz.

Sobald eine API-Benutzer aktiv ist (Benutzerlogin erlaubt), wird für diesen permanent eine Lizenz abgebucht.

Es wird empfohlen, für jede externe Anwendung einen eigenen API-Benutzer zu verwenden.

AdvancedOCR

Das Modul AdvancedOCR bietet eine wesentlich verbesserte Texterkennung bei gescannten Dokumenten und verbessert damit die Durchsuchbarkeit der Volltextinformationen erheblich. Damit Sie das Modul betreiben können benötigen Sie eine entsprechende Lizenz.

Wichtige Eigenschaften der AdvancedOCR:

  • Bildumwandlung (z.B. in S/W)
  • Entfernung von Störpixeln
  • Geraderichten von Seiten
  • Entfernung von Leerseiten

Die Einstellung der OCR erfolgt über ein Verarbeitungsscript. Dieses muss in der Extractor-Config angegeben werden. Bei speziellen Anforderungen wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Kreditorenstammdaten

Die Kreditorenstammdaten (Lieferanten) in docuvita werden vom DocScout.IDEX ausgewertet. Auf Basis dieser Daten werden Rechnungsabsender identifiziert. Da zu Beginn der Verarbeitung alle Kreditoren zur schnellen Verarbeitung aus docuvita geladen werden, müssen diese direkt in docuvita gespeichert sein. Der Objekttyp für Kreditoren muss daher zwingend Workspace sein.

Vermeiden Sie es, wenn möglich, Kunden- und Lieferantenstammdaten (Kreditoren) in einem Objekttyp zu verwalten, da immer zunächst alle Adressen geladen werden. Damit die Adresse zur Rechnungsverarbeitung verwendet wird, muss die Lieferantennummer (CreditorId) gefüllt sein!

Synchronisation der Lieferantendaten mit Drittsystemen: Falls Sie Ihren Lieferantenstamm nicht (vollständig) in docuvita verwalten und pflegen wollen, empfiehlt sich die Synchronisation mit einem externen System wie z.B. Fibu oder ERP.

Hierfür können Sie beispielsweise das Modul ObjectSync verwenden (nicht im Lieferumfang).

Deinstallation

Beim Deinstallieren von DocScout.IDEX werden Lizenz- und Konfigurationsdateien aus Sicherheitsgründen nicht entfernt. Die entsprechenden Verzeichnisse bleiben daher auch erhalten. So wird sichergestellt, dass auch bei einer kompletten Neuinstallation diese erhalten bleiben.

Bitte entfernen Sie die verbleibenden Dateien und Verzeichnisse ggf. nach einer Deinstallation manuell.

Beenden der docuvita Dienste

Bei der Installation bzw. Deinstallation werden die docuvita-Dienste docuvita.Server und docuvita.DocumentServices beendet.

Änderung der Konfigurationsdatei

Bei Änderungen der Konfigurationsdatei muss der Dienst docuvita.DocumentServices neugestartet werden. Erst nach dem Neustart sind die neuen Änderungen gültig.

Log-Dateien

docuvita.DocumentServices Log: Die Log-Datei der DocumentServices finden Sie unterhalb des Log-Verzeichnisses im Unterordner docuvita.DocumentServices. Das Log-Verzeichnis wird im d*ocuvita.Admin* eingestellt (üblicherweise C:\docuvita\logs)

Die aktuelle zugehörige Log-Datei ist dann die Datei: C:\docuvita\log\docuvita.DocumentServices\docuvita.DocumentServices.exe.log

Abhängig vom Log-Level ist die Tiefe der Protokollausgabe mehr oder weniger detailliert. Die Konfiguration der Protokollausgabe für die DocumentServices erfolgt in der Datei C: \Program Files (x86)\docuvita\docuvita Server 2.0\docuvita.DocumentServices\docuvita.DocumentServices.exe.log4net (bei Installation von docuvita im Standard-Pfad). Diese Datei können Sie mit einem Texteditor wie Notepad bearbeiten.

Im folgenden Bereich können Sie den Detailgrad der Logausgaben einstellen:

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...
<logger name="docuvita" >
<level value="INFO" />
<appender-ref ref="DvServerAppender" />
</logger>
...

Verwenden Sie als Level DEBUG Anstelle des Levels INFO um ausführlichere Protokollausgaben zu erhalten. Nach dem Speichern der Datei ist die Änderung sofort wirksam.

DocScout-Log

Im DocScout-Log finden Sie Protokollausgaben des Verarbeitungsprozesses (bei der Rechnungserkennung). Diese Protokolldatei liegt üblicherweise im Verzeichnis C:\docuvita\logs\dvs.DocScout\dvs.DocScout.log. Um den Ort dieser Datei oder den Log-Level zu ändern, passen Sie bitte die Konfigurationsdatei D:\Program Files(x86)\docuvita\dvs.DocScout\bin\log4net.config an.

Beispiel

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<log4net>
     <appender name="FileAppender" type="log4net.Appender.RollingFileAppender">
     <file value="c:\docuvita\logs\dvs.DocScout\dvs.DocScout.log/>
     <appendToFile value="true"/>
...
     <root>
          <level value="DEBUG"/>
          <appender-ref ref="FileAppender"/>
          <aapender-ref ref="ConsoleAppender"/>
     </root>
</log4net>

Administrationsberechtigungen erforderlich

Bitte beachten Sie, dass Sie ggf. Administratorberechtigungen benötigen, um die Konfigurationsdateien zu verändern.

Fehlersuche

Falls die Extraktion der Rechnungsdaten nicht (ordnungsgemäß) funktioniert, prüfen Sie bitte folgende Punkte:

  • Werden Fehlermeldungen in den Log-Dateien ausgegeben?
  • Wird der DocScout-Extractor korrekt geladen?
  • Ist eine gültige Lizenz vorhanden? → Log-Ausgaben der docuvita.DocumentServices

Prüfen Sie hierzu bitte vor allem die Log-Ausgaben der docuvita.DocumentServices (siehe Log-Dateien).