dvs.DocScout

Administratorhandbuch - Version 18.8.0

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagement-System auf die speziellen Anforderungen zur Installation des dvs.DocScout anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Installation und Konfiguration des dvs.DocScout erforderlich sind.

Über dieses Handbuch

In diesem Kapitel möchten wir Sie mit Ziel und Zweck dieses Handbuches vertraut machen. Hier finden Sie Informationen über das Konzept des Aufbaus dieses Handbuches.

Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Einrichtung des Moduls DocScout.IDEX / DocScout.Enterprise. Die Installation sowie die Konfiguration können sich - abhängig von der jeweiligen Installation des docuvita-Systems leicht unterscheiden. Das prinzipielle Vorgehen wird in diesem Handbuch erläutert.

Die Verfahren und Beispiele, die in diesem Handbuch dargestellt sind, gehen davon aus, dass Sie mit einem aktuellen Windows mit einem aktuellen Browser arbeiten.

Um DocScout.IDEX / DocScout.Enterprise installieren und in Betrieb nehmen zu können, benötigen Sie Kenntnisse in der docuvita-Konfiguration und Bedienung, sowie technische Kenntnisse, was die Konfiguration von Windows-Systemen anbelangt. Auf diese wird in diesem Handbuch nicht eingegangen. Falls Sie sich unsicher sind, sollten Sie die Tätigkeiten unbedingt von einem Fachmann durchführen lassen.

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuchs finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen.

Achtung Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten.
Frage Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

Produktbeschreibung

Mittels DocScout.IDEX lassen sich (Eingangs-) Rechnungen inhaltlich analysieren und bauswerten, sodass eine einfachere Prüfung und anschließende Verbuchung in einem nachgelagerten Finanzbuchhaltungssystem wesentlich vereinfacht wird.

Vorteile
die Vorteile des Produktes sind:

  • Automatisierte Erkennung von Rechnungsbeträgen
  • Identifikation des zu einer Rechnung gehörenden Kreditoren
  • Vorschlag der Verbuchung auf Basis der Kreditorendaten

Dokumentformate
Folgende Rechnungsformate werden unterstützt:

  • Eingescannte Dokumente in den Formaten PDF und TIF
  • Ursprünglich digitale PDFs (z.B. per E-Mail zugestellte PDF-Rechnungen)
  • ZUGFeRD-Rechnungen

Im Falle von (eingescannten) Dokumenten bzw. ursprünglich digitalen PDFs, die nicht ZUGFeRD-konform sind, werden die Inhalte generisch analysiert.
Das heißt dieInformationen werden über bestimmte Muster gesucht, extrahiert und geprüft.

Frage ZUGFeRD konforme Rechnungen

ZUGFeRD ist das neue digitale Rechnungsformat, das es Unternehmen ermöglicht voll digitale Belege auszutauschen.
Dabei enthält eine ZUGFeRD-Rechnung neben dem bildlichen Teil (also den vom Menschen lesbaren Text) zusätzlich
alle Inhalte als XMLAnhang. Da das Format genormt ist, lassen sich diese Belege fehlerfrei auslesen und auch automatisch verbuchen

ZUGFeRD ist vergleichbar mit EDI-Verfahren und bietet den Unternehmen erhebliches Potenzial bei der automatisierten Verarbeitung der Belege.
Sprechen Sie daher mit Ihren Lieferanten, ob diese Ihnen ZUGFeRD-konforme Rechnungen ausstellen können.

Sie selbst sollten daher auch ZUGFeRD-Rechnungen an Ihre Kunden versenden!

Rechnungsfreigabe
DocScout beinhaltet bereits einen docuvita-Workflow zur Prüfung, Freigabe und Buchung der erfassten Rechnungen.
Um diesen Workflow zu verwenden, sind ggf. zusätzliche docuvita-Lizenzen erforderlich.

Lizenzhinweise

Bitte beachten Sie, dass DocScout nicht in Cloud-Umgebungen eingesetzt werden darf. Ein Bereitstellen von Diensten für Dritte wie z.B. die Auftragsverarbeitung von Dokumenten ist nicht zulässig.
Das Rückübersetzen oder Verändern des Programmcodes ist verboten. Das Produkt darf nur zum angegebenen Zweck in Verbindung mit einem docuvita-System eingesetzt werden.

Es gelten zusätzlich die Lizenzbestimmungen für Image2Data-Produkte, sowie für norpa-OCR.

Für alle Fragen zum Thema Lizenzierung wenden Sie sich bitte an docuvita solutions (https://www.docuvita-solutions.de)

Einrichtung & Konfiguration

Wie Sie den dvs.DocScout einrichten und konfigurieren können erfahren Sie hier

Administration

Wie Sie den dvs.DocScout verwalten können erfahren Sie hier