Vertragsverwaltung

Funktion

Es sollen Verträge mit docuvita verwaltet werden. Hierfür werden Vertragsakten geführt, in denen dann alle Dokumente und Unterlagen zum jeweiligen Vertrag verwaltet werden.

Einige Verträge sollen in einem bestimmten Intervall zur Wiedervorlage gebracht und der jeweilige verantwortliche Mitarbeiter darüber informiert werden. Einzelne Vertragsdokumente können ebenfalls Wiedervorlagen haben. Des weiteren besteht die Möglichkeit einzelnen Vertragsdokumenten einem Freigabeprozess zu unterziehen. 

Verträge können sich auf Kunden, wie Lieferanten beziehen.

Workflows

Wiedervorlage Vertrag

Dieser Workflow erzeugt eine Wiedervorlage auf einer Vertragsakte. Er wird automatisch gestartet wenn

  • ein Wiedervorlagedatum (Wiedervorlage) vorhanden ist und
  • ein Verantwortlicher (Zuständig) eingetragen ist und
  • kein anderer Workflow vom gleichen Typ auf dem Vertrag aktiv ist.

Die notwendigen oben beschriebenen Startvorraussetzungen werden einmal täglich geprüft und bei Änderungen wird entsprechend reagiert. Dies kann z.B.

  • die Änderung des Wiedervorlage Datums
  • oder die Anpassung des zuständigen docuvita Benutzers 

betreffen.

Nach dem Erreichen der Wiedervorlage bekommt der zuständige docuvita Benutzer eine neue Workflowaufgabe zugewiesen.

Ablauf

  1. Überprüfung, ob das Wiedervorlage Datum erreicht ist.
    • Liegt in der Zukunft → Weiter mit Schritt 1.
    • Erreicht → Weiter mit Schritt 2.
  2. Erstellen einer neuen Workflowaufgabe für die zuständige Person.
  3. Prüfung durch den Verantwortlichen:
    • Erledigt / keine weitere Wiedervorlage: Es erfolgt keine neue Wiedervorlage. Das Wiedervorlagedatum wird gelöscht → Workflow wird beendet.
    • Geprüft / Nächste Wiedervorlage setzen: Das neue Wiedervorlagedatum wird automatisch vorgeschlagen (letztes WV-Datum + WV-Rhythmus). Es wird ein neues Wiedervorlagedatum eingetragen. Das Datum wird in den Dokumentendaten aktualisiert. → Weiter mit Schritt 1.
    • Weiterleiten: Der neue Bearbeiter muss ausgewählt werden. Es erfolgt eine Anpassung in dem Dokumentendaten (Feld Zuständig). → Weiter mit Schritt 2.

Um einen erneute Wiedervorlage für einen Vertrag einzurichten, kann im Vertrag ein neues Wiedervorlagedatum eingetragen werden. Der erneute Start des Workflows erfolgt dann anhand der täglichen Überprüfung der notwendigen Startbedingungen.

Wiedervorlage Dokument

Dieser Workflow erzeugt eine Wiedervorlage auf einem Vertragsdokument. Er wird automatisch gestartet wenn…

  1. ein Wiedervorlagedatum (Wiedervorlage) vorhanden ist und
  2. ein Verantwortlicher (Zuständig) eingetragen ist und
  3. kein anderer Workflow vom gleichen Typ auf dem Vertrag aktiv ist.

Alternativ kann der Workflow auch manuell gestartet werden. Hierzu werden beim Start folgende Angaben benötigt:

  • Angabe des zuständigen Bearbeiters (docuvita Benutzer). Dieser wird aus den Objektdaten vorbelegt, kann aber auch manuell geändert werden.
  • Angabe eines Wiedervorlagedatums

Ablauf

  1. Überprüfung, ob das Wiedervorlagedatum erreicht ist.
    • Liegt in der Zukunft → Weiter mit Schritt 1
    • Erreicht → Weiter mit Schritt 2
  2. Erstellen einer neuen Workflowaufgabe für die zuständige Person.
  3. Prüfung durch den Verantwortlichen:
    • Erledigt / keine weitere Wiedervorlage: Es erfolgt keine neue Wiedervorlage. Das Wiedervorlagedatum wird gelöscht → Workflow wird beendet.
    • Geprüft / Nächste Wiedervorlage setzen: Es wird ein neues Wiedervorlagedatum eingetragen. Das Datum wird in den Dokumentendaten aktualisiert. → Weiter mit Schritt 1.
    • Weiterleiten: Der neue Bearbeiter muss ausgewählt werden. Es erfolgt eine Anpassung in dem Dokumentendaten (Feld Zuständig). → Weiter mit Schritt 2.

Freigabe Dokument

Mit diesem Workflow kann ein Vertragsdokument freigegeben werden. Dieser Workflow wird manuell gestartet.

Beim Starten des Workflows sind folgende Angaben erforderlich:

  • Zuständiger Bearbeiter (docuvita Benutzer): Dieser wird aus den Objektdaten vorbelegt, kann aber auch manuell geändert werden.
  • Nachricht / Notiz für den Bearbeiter

Wird beim Starten des Workflows ein vorgeschlagener Bearbeiter angepasst, so erfolgt diese Anpassung auch in dem Dokumentendaten (Feld Zuständig).

Ablauf

  1. Erstellen einer neuen Workflowaufgabe für die zuständige Person.
  2. Freigabe durch den Verantwortlichen:
    • Freigabe: Workflow setzt Feld Freigegeben im Dokument und zusätzlich den Dokumentstatus auf freigegeben. → Workflow wird beendet.
    • Weiterleiten: Der neue Bearbeiter muss ausgewählt werden. Es erfolgt eine Anpassung in dem Dokumentendaten (Feld Zuständig). → Weiter mit Schritt 1.
    • Storno Das Feld Beschreibung wird in der ersten Zeile um den Eintrag ”*** Storno ***” erweitert. → Workflow wird beendet.

Starten von Workflows

Workflows können manuell über das Objekt-Menü im docuvita Client gestartet werden. Es kann z.B. der docuvita Standardworkflow Information auf einem beliebigen (Vertrags-)Dokument gestartet und so das Dokument zur Kenntnisnahme weitergeleitet werden. Darüber hinaus können die beiden Workflows 

  • Wiedervorlage Dokument
  • Freigabe Dokument

ebenfalls manuell für ein Vertragsdokument gestartet werden. 

Workflows können aber auch automatisch gestartet werden. Dabei wird in periodischen Abständen geprüft, ob neue Vertragsdokumente bzw. neue Verträge vorhanden sind. Falls ja, wird der entsprechende Workflow gestartet. Vor dem Start wird geprüft, ob auf diesem Objekt kein weiterer Workflow vom selben Typ aktiv ist. Sollte bereits ein Workflow aktiv sein, so erfolgt kein weiterer Start des Workflows.

Mailversand bei offenen Aufgaben

Einmal täglich wird geprüft, ob docuvita-Benutzer in den letzten 24 Stunden neue Workflowaufgaben bekommen haben. Sind Aufgaben noch offen, so erfolgt eine Benachrichtigung per Mail. Sollte der Benutzer Aufgaben haben, die älter sind als fünf Tage sind, bekommt er eine Erinnerungsnachricht per Mail. Der Versand der Erinnerung erfolgt solange die Aufgabe abgeschlossen ist.

Objekttypen

Vertrag

Übergeordneter Objekttyp: Arbeitsmappe
Keyfields: obj.vouchernumber (global)

Feldame Interner Name Typ Beschreibung
Name* obj.name String -
Beschreibung obj.description String -
Vertragsnummer* obj.vouchernumber String -
Vertragsart* obj.vouchertype String Mögliche Werte:
  • Dienstleistung
  • Hosting
  • Versicherung
  • Kaufvertrag
  • Miet-/Leasingvertrag
  • Wartungsvertrag
  • Beratung/Anwalt
  • Partnerschaften/Sponsoring
Vertragsbeginn* objvalidfrom Datetime -
Vertragsende objvaliduntil Datetime -
Autom. Verlängerung* AutoVerlaengerung Boolean -
Verlängerung am VerlaengerungAm Datetime Das Datum, an dem sich der Vertrag verlängert (nur sinnvoll, falls AutoVerlaengerung = Ja).
Kündigungsfrist Kuendigungsfrist Number Kündigungsfrist in Monaten
Wiedervorlage Rhythmus WVRhythmus Number Nach wie vielen Monaten ab dem letzen Wiedervorlagedatum erfolgt die Wiedervorlage.
Wiedervorlage Wiedervorlage Datetime Datum, an dem dieser Vertrag dem zuständigen Mitarbeiter zur Wiedervorlage vorgelegt wird. Wird vom Workflow als Wiedervorlagedatum verwendet.
Falls dieses Feld gesetzt ist, wird automatisch der Workflow Vertrag: Wiedervorlage Vertrag gestartet 
Zuständig Zustaendig String Der docuvita User, der für den Vertrag zuständig ist.
Abrechnungsperiode Abrechnungsperiode String Mögliche Werte:
  • Monat
  • Quartal
  • Jahr
  • Fallbezug
  • einmalig
Kreditoren- / Debitorennummer AdressNummer String -
* Pflichtfeld

Vertragsordner

Übergeordneter Objekttyp: Vertrag
Keyfields: obj.name (local)

Feldame Interner Name Typ
Name* obj.name String
Beschreibung obj.description String
*Pflichtfeld

Vertragsdokument

Übergeordneter Objekttyp: Vertragsordner
Keyfield: obj.Name

Feldame Interner Name Typ Beschreibung
Name* obj.name String -
Beschreibung obj.description String -
Vertragsnummer* obj.vouchernumber String Wird automatisch aus übergeordnetem Vertrag gesetzt (verriegelt).
Vertragsart* obj.vouchertype String Wird automatisch aus übergeordnetem Vertrag gesetzt (verriegelt).
Dokumenttyp obj.documenttype String Mögliche Werte:
  • Vertrag
  • Nachtrag
  • Ergänzung
  • Angebot
  • Anfragen
  • Schriftverkehr
  • Kündigung
Freigegeben Freigegeben Boolean Wird automatisch durch Workflow gesetzt.
Zuständig Zustaendig String Der docuvita User, der für das Dokument zuständig ist. Notwendig, falls Wiedervorlage gesetzt ist.
Wiedervorlage Wiedervorlage Datetime Datum, an dem dieses Dokument dem zuständigen Mitarbeiter zur Wiedervorlage vorgelegt wird. Wird vom Workflow als Wiedervorlagedatum verwendet.
*Pflichtfeld

Objekthierachie

'Objekthierachie'